Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi 1. pants

XSD shēmas elementu un atribūtu skaidrojums

Nr.

p. k.

Elements/atribūts

Atšifrējums

Sastopamība

Obligāts1

Piezīmes

1.<Iestade /> 1

2.<IestadesNosaukums />Fondraža iestādes nosaukums vai vārds un uzvārds1

3.<Iestades

RegistracijasNr />Fondraža iestādes reģistrācijas numurs vai privātpersonas personas kods1

4.<Registrs /> 1 n

5.@RegIDUnikāls dokumentu reģistra identifikators1

Iestādes vai lietvedības sistēmas piešķirts reģistru kopas ietvaros unikāls identifikācijas numurs6.<Dokuments /> 1 n

7.@NPKDokumenta numurs pēc kārtas vienas lietas ietvaros1

Tiek izmantots gan dokumentu līmeņa uzziņu koda ģenerēšanai, gan obligātā lauka "Numurs pēc kārtas" aizpildīšanai8.<DokumentuGrupa />Dokumentu iedalījuma grupa iestādes iekšējā lietvedībā0 1

Ieteicams dokumentus grupēt pēc to virzības, pieļaujot vērtības: iekšējie, saņemtie un nosūtītie9.<DokumentaTips />Dokumentu iedalījums pēc tā medija0 1

Pieļaujamās vērtības: tekstuālais, kartogrāfiskais, grafiskais, foto, skaņas, video10.<DokumentaNosaukums /> 1

Paskaidrojošs pilns glabājamā dokumenta nosaukums vai tā satura izklāsts11.<DokumentaDatums />Dokumenta reģistrācijas vai parakstīšanas datums1

Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD12.<Dokumenta

RegistracijasNr />Dokumenta reģistrācijas numurs iestādes lietvedības sistēmā1

13.<Datne /> 0 n

Kompleksais datu tips <xs:datne>14.<DatnesNosaukums />Pilns datnes nosaukums ar paplašinājumu failu sistēmā1

Attiecīgajai datnei jāatrodas vienā mapē ar tās aprakstošo dokumentu reģistra XML failu. Pēc šīs pazīmes dokumentu līmenī tiek piesaistīta glabājamā datne15.<Kontrolsummas /> 0 n

Kompleksais datu tips <xs:Kontrolsummas>16.<KontrolsummasAlg />Kontrolsummas algoritms1

Pieļaujamās vērtības: MD5, SHA1, SHA256 un SHA51217.<Kontrolsumma />Kontrolsummas vērtība pēc iepriekš norādītā algoritma1

18.<DatnesApraksts />Datnes apraksts0 n

Ja nepieciešams, var būt vairāki apraksta elementi19.<LietasNr /> 1

Kompleksais datu tips <xs:lietas>20.<LietasNr />Lietas numurs1

Lietas indekss lietu nomenklatūrā vai lietvedības sistēmā21.<ALietas_limenis_[1-9] /> Nenorāda. Paredzēts arhīva iekšējai lietošanai22.<GUS_Nr />Glabājamo vienību uzskaites saraksta numurs1

23.<GV_Numurs />Glabājamās vienības numurs attiecīgajā uzskaites sarakstā1

24.<NosutitajaDokumenta

RegistracijasNr />Dokumenta reģistrācijas numurs nosūtītāja lietvedībā0 1

Attiecas tikai uz ienākošajiem dokumentiem, tādēļ var arī nepastāvēt25.<DokumentaIss

Apraksts />Dokumenta anotācija0 1

26.<Dokumenta

Parakstitajs /> 0 n

Var būt daudzpusēji līgumi27.<DokumentaAutors /> 0 n

Ir pieļaujami vairāki autora elementi28.<Dokumenta

Sagatavotajs /> 0 n

Ir pieļaujami vairāki dokumenta sagatavotāja elementi29.<RegistracijasDatums /> 0 1

Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD30.<NosutisanasDatums /> 0 1

Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD31.<Adresats /> 0 n

Ir pieļaujami vairāki adresāta elementi32.<Rezolucija />Pilnvarotas personas lēmums par šā dokumenta tālāku virzību0 n

Kompleksais datu tips <xs:rezolucija>33.<RezolucijasAutors /> 0 1

34.<AtbildigaPersona /> 1 n

Ir pieļaujami vairāki atbildīgās personas elementi35.<Uzdevums /> 0 n

Ir pieļaujami vairāki uzdevuma elementi36.<IzpildesTermins /> 0 n

Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD37.<IzpildesDatums /> 0 n

Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD38.<Rezolucija /> 0 n

Ir iespējamas apakšrezolūcijas39.<Viza />Dokumenta saskaņojums organizācijas ietvaros0 n

Kompleksais datu tips <xs:viza>40.<VizaPersona />Persona (vārds, uzvārds), kura vizē (saskaņo) dokumentu1

41.<VizesanasDatums /> 1

Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD42.<VizesanasPiezimes /> 0 1

43.<IepazisanasAtzime />Organizācijas darbinieka atzīme, ka viņš iepazinies ar dokumentu0 n

Kompleksais datu tips <xs:IepazisanasAtzime>44.<IepazisanasPersona />Persona (vārds, uzvārds), kura ir iepazinusies ar dokumentu1

45.<IepazisanasDatums /> 1

Datums norādāms <xs:date> formātā, proti, YYYY-MM-DD46.<IepazisanasPiezimes /> 0 1

47.<Pielikums /> Nenorāda48.<SaistitaisDokuments /> 0 n

Kompleksais datu tips <xs:sdokuments>49.<SaistitaDokumentaRegID />Unikāls saistītā dokumenta reģistra identifikators1

Elementa <Registrs />, kurā atrodams saistītais dokuments, atribūta @RegID vērtība50.<SaistitaDokumentaNr />Unikāls saistītā dokumenta numurs1

Saistītā dokumenta elementa <Dokuments /> atribūta @NPK vērtība51.<Piezimes /> 0 1

52.<Atslegvards /> 0 n

1 Obligāti aizpildāms lauks SIP sagatavošanas rīkā (versija 1.0.10.10).2. XSD shēma

5. pielikums

Ministru kabineta

2024. gada 7. maija

noteikumiem Nr. 282

Akta paraugs par dokumentu atlasi iznīcināšanai

(Dokumenta rekvizīti)*

Akts par dokumentu atlasi iznīcināšanai

_________ Nr. __________

(datums)*

Saskaņā ar

_________________________________________________________________

(dokumentu glabāšanas termiņu saraksta nosaukums vai _______. gada

klasifikācijas shēmas (vai lietu nomenklatūras) nosaukums)

atlasītas iznīcināšanai šādas

___________________________________________________

(fondraža nosaukums)

lietas, jo

____________________________________________________________________

(norādīt iemeslu, piemēram, tām beidzies glabāšanas termiņš, tās pārvērstas elektroniskā formā)

Nr.

p. k.Lietas datējumsLietas indekssLietas (vai grupas) nosaukumsLietu skaitsGlabāšanas termiņšPiezīmes

Lietu kopskaits _________________________________________________

(skaits cipariem un vārdiem)

Aktā uzskaitīto lietu glabāšanas termiņi ir ievēroti.

(Dokumenta rekvizīti)*

Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām.

6. pielikums

Ministru kabineta

2024. gada 7. maija

noteikumiem Nr. 282

Akta paraugs par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi

(Dokumenta rekvizīti)*

Akts

Nr. _____________

(datums)*

Par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi

Pārbaudes pamatojums (norādīt pārbaudes iemeslu, piemēram, kārtējā pārbaude, nodošana valsts glabāšanā)

Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudē konstatēts:

Uzskaites saraksta numurs

Pārbaudāmo glabājamo vienību

Iztrūkstošo glabājamo vienību numuri

Glabājamās vienības, kurām nepieciešama

Neglābjami bojātas glabājamās vienības (numuri)

Pagaidu lietošanā izsniegtas glabājamās vienības (numuri)

skaits uzskaites sarakstā

faktiskais skaits

dezinfekcija (numuri)

dezinsekcija (numuri)

restaurācija (numuri)

Kopā Elektronisko dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudē konstatēts:

Uzskaites saraksta numurs

Pārbaudāmo dokumentu skaits uzskaites sarakstā

Faktiskais dokumentu skaits

Iztrūkstošo dokumentu skaits

Dokumenti, kuri nav nolasāmi

Elektronisko dokumentu vai informācijas sistēmas, vai reģistra, vai datubāzes nosaukums

Datu nesēja formāts(-i)

Datu nesēju skaits

Datu apjoms (MB)

Kopā (Dokumenta rekvizīti)*

Piezīme. *Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām.

7. pielikums

Ministru kabineta

2024. gada 7. maija

noteikumiem Nr. 282

Akta paraugs par iztrūkstošajiem dokumentiem

(Dokumenta rekvizīti)*

Akts

_________ Nr. ________

(datums)*

Par iztrūkstošajiem dokumentiem

Veicot _______________________________________________________________________ ,

(norādīt darbu, kuru veicot atklāja dokumentu iztrūkumu)

konstatēts šādu dokumentu iztrūkums:

Nr.

p. k.

Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kodsGlabājamās vienības vai dokumenta nosaukumsDatējumsIztrūkuma iemesliPiezīmes

Trūkst ______________________________ glabājamo vienību (dokumentu).

(kopējais skaits cipariem un vārdiem)

(Dokumenta rekvizīti)*

Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām.

8. pielikums

Ministru kabineta

2024. gada 7. maija

noteikumiem Nr. 282

Akta paraugs par meklēšanas procesā neatrastiem dokumentiem

(Dokumenta rekvizīti)*

Akts

________ Nr. ________

(datums)*

Par meklēšanas procesā neatrastiem dokumentiem

Veicot ________________________________________________________________________ ,

(norādīt veiktos pasākumus un to norises laiku)

konstatēts, ka nav atrasti šādi dokumenti:

Nr. p.k.Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kodsGlabājamās vienības vai dokumenta nosaukumsDatējumsLapu skaitsIespējamie iztrūkuma iemesliPiezīmes Minētie dokumenti izslēdzami no __________________________________________________

(norādīt uzskaites dokumentus)

Trūkst _____________________________ glabājamo vienību (dokumentu).

(kopējais skaits cipariem un vārdiem)

Iztrūkstošo glabājamo vienību (dokumentu) saturs daļēji atrodams šādās glabājamās vienībās

(dokumentos): ______________________________________________________________

(Dokumenta rekvizīti)*

Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām.

9. pielikums

Ministru kabineta

2024. gada 7. maija

noteikumiem Nr. 282

Akta paraugs par neatrasto dokumentu meklēšanas procesa izbeigšanu

(Dokumenta rekvizīti)*

Akts

_________ Nr. _____

(datums)*

Par dokumentu

meklēšanas izbeigšanu

Laikposmā no 20__. gada ___._____________ līdz ___._____________ veikta arhīva fonda

________________________________________________________________________

(arhīva fonda nosaukums)

dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude (vai norādīt citus veiktos pasākumus un to norises laiku).

Pārbaudes laikā konstatēts, ka:

fondā atrodas ________________________________________ glabājamās vienības;

(skaits cipariem un vārdiem)

trūkst _______________________________________________ glabājamo vienību.

(skaits cipariem un vārdiem)

Meklēšanas rezultātā atrastas ________________________________ glabājamās vienības.

(skaits cipariem un vārdiem)

20__. gada ___.____________ sastādīts akts Nr. _______ par meklēšanas procesā neatrastām

_____________________________________________ glabājamām vienībām.

(skaits cipariem un vārdiem)

Konstatēts, ka arhīva fondā ir ________________________________ glabājamās vienības.

(skaits cipariem un vārdiem)

(Dokumenta rekvizīti)*

Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām.

10. pielikums

Ministru kabineta

2024. gada 7. maija

noteikumiem Nr. 282

Akta paraugs par dokumenta bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem

(Dokumenta rekvizīti)*

Akts

_________ Nr. _____

(datums)*

Par dokumenta bojāeju vai

neglābjami bojātiem dokumentiem

Veicot ______________________________________________________________________,

(norādīt veiktos pasākumus un to norises laiku)

konstatētas šādas bojā gājušas vai neglābjami bojātas glabājamās vienības (dokumenti):

Nr.

p. k.Glabājamās vienības vai dokumenta uzskaites kodsGlabājamās vienības vai dokumenta nosaukumsDatējumsLapu skaitsBojājumu raksturojums

Bojā gājušas vai neglābjami bojātas _______________________________________________,

(kopējais skaits cipariem un vārdiem)

glabājamās vienības (dokumenti).

Bojā gājušo vai neglābjami bojāto glabājamo vienību (dokumentu) saturs daļēji atrodams šādās

glabājamās vienībās (dokumentos): _______________________________________________

____________________________________________________________________________

(Dokumenta rekvizīti)*

Piezīme. * Dokumenta rekvizītus norāda atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām.

11. pielikums

Ministru kabineta

2024. gada 7. maija

noteikumiem Nr. 282

Arhīvglabātavu mikroklimatam rekomendējamās prasības

Nr.

p. k.

Informācijas nesējs

Temperatūra (°C)

Mitrums (%)

Apgaismojums un citi nosacījumi

maksimālā

minimālā

svārstības

24 stundās

relatīvais RH

ΔRH svārstības

24 stundās

1.Papīrs23

30 50

līdz 50 lux2.Fotodokumenti un kinodokumenti: 2.1.melnbaltās fotogrāfijas uz papīra18

30 50

glabāt tumsā, labi vēdināmā telpā, no putekļiem pasargātās mapēs2.2.krāsu fotogrāfijas uz papīra5

30 40

glabāt tumsā, labi vēdināmā telpā, no putekļiem pasargātās mapēs2.3.melnbaltie fotofilmu un kinofilmu negatīvi: 2.3.1.nitrocelulozes2

20 50

glabāt tumsā2.3.2.celulozes acetāta un poliestera21

20 50

glabāt tumsā2.4.krāsu fotofilmu un kinofilmu negatīvi un diapozitīvi3

20 30

glabāt tumsā2.5.melnbaltie stikla plašu negatīvi, dagerotipi, ambrotipi, ferotipi18

30 40

līdz 50 lux3.Magnētiskie nesēji uz poliestera bāzes23

15 50

glabāt tumsā4.Pārējie magnētiskie nesēji18

30 40

glabāt tumsā