6. pants

Projekta pārvaldības un īstenošanas

kapacitāte10

Lai nodrošinātu efektīvu projekta īstenošanu atbilstoši

līgumam par finansējuma piešķiršanu un projekta īstenošanu,

projekta iesniedzējs paredz projekta pārvaldību organizēt

trijos līmeņos - programmas uzraudzības padome, projekta

vadības grupa un projekta darba grupas, katram pārvaldības

līmenim definējot atbilstošus kompetences un atbildības

jautājumus. Projekta organizācijai jānodrošina projekta

mērķu sasniegšana apjoma, termiņu, kvalitātes un pieejamo

finanšu resursu ziņā. Visos projekta pārvaldības līmeņos

tiek iesaistīti kompetenti pārstāvji no projekta īstenošanā

iesaistītajām pusēm.

Programmas uzraudzības padome (PUP) ir atbildīga

par programmā iekļauto projektu īstenošanas pārvaldību un

uzraudzību, izskata projekta īstenošanas gaitā ierosinātos

būtiskos grozījumus, uzrauga saistīto projektu savstarpējo

ietekmi un īstenošanas riskus, sniedz priekšlikumus par

nepieciešamo rīcību, lai savstarpēji salāgotu projektu

īstenošanas plānus un organizētu norisi, koordinē projekta

īstenošanas plānošanu programmas ietvaros un uzrauga

projekta īstenošanas gaitu.

PUP būs iesaistīti IZM pārstāvji, Rīgas digitālās

aģentūras pārstāvji, Vides aizsardzības un reģionālās

attīstības ministrijas pārstāvis, Centrālās finanšu un

līgumu aģentūras pārstāvis, Latvijas Pašvaldību savienības

pārstāvji, Latvijas Lielo pilsētu asociācijas pārstāvji un

partnerpašvaldību pārstāvji.

Projekta vadības grupa (PVG) identificē un

sagatavo lēmumus par nepieciešamajām izmaiņām projektā,

koordinē projekta aktivitātes, vada IS izstrādes un IS

piegādes darbu, uztur risku reģistru, dod darba uzdevumus

izpildītājiem, sagatavo un iesniedz uzraugošajām

institūcijām pārskatus un informāciju par projekta statusu.

PVG uzrauga projekta darba grupas komandas darbu. PVG veido

projekta iesniedzēja nodrošināts projekta vadītājs, Rīgas

domes valstspilsētas pašvaldības aģentūras "Rīgas

digitālā aģentūra" (turpmāk - RDA) projektu vadītājs,

IKT bloka pārstāvji, iesaistīto partnerpašvaldību

pārstāvji. PVG darbu organizē un vada Rīgas domes

valstspilsētas pašvaldības aģentūras "Rīgas digitālā

aģentūra" projekta vadītājs. Pēc projekta īstenošanas

līguma parakstīšanas iestādes tiks aicinātas deleģēt

pārstāvjus iekļaušanai PVG.

Tiks nodrošināts administratīvais projekta vadītājs

(IZM), kas tiks finansēts no projekta līdzekļiem projekta

ieviešanas periodā. Projekta vadītājs ir atbildīgs par

projekta darbību norisi saskaņā ar projekta ieviešanas

laika grafiku un finansējuma plānu atbilstoši

apstiprinātajam projekta iesniegumam.

IZM projekta vadītājs:

• pārrauga projekta ieviešanu, kontrolējot un nodrošinot

projekta rezultatīvo rādītāju izpildi;

• sagatavo un aktualizē projekta finansēšanas plānu,

nodrošina tā izpildi un kontroli.

Projekta aktivitāšu ieviešanas (RDA) vadītājs, kas

nodrošina projekta aktivitāšu īstenošanu, strādā ar

projekta aktivitāšu ieviešanas komandām un pārliecinās, ka

projekta mērķi tiek sasniegti plānoto resursu ietvaros.

RDA vadītājs:

• nodrošina projekta aktivitāšu ieviešanu un vadīšanu un

to atbilstību projekta iesniegumam;

• pārrauga un koordinē projekta darba grupu darbu,

sniedz ziņojumus par projekta īstenošanas gaitu PUP,

piedalās PUP sanāksmēs, risina aktuālos projekta

jautājumus, identificē un paredz riskus, kuri varētu

rasties projekta īstenošanas gaitā, sagatavo nepieciešamās

izmaiņas projekta dokumentācijā un veic to saskaņošanu ar

iesaistītajām institūcijām;

• sagatavo un iesniedz kompetentajās institūcijās

projekta atskaites un pārskatus par projekta izpildes gaitu

un sasniegtajiem rezultātiem, prezentē projekta rezultātus

iesaistītajām personām un institūcijām;

• koordinē projekta īstenošanā iesaistīto personu un

institūciju savstarpējo sadarbību;

• nodrošina iepirkumu dokumentācijas sagatavošanu,

kontrolē to norisi un nodrošina iepirkuma dokumentācijas

iesniegšanu uzraugošajās institūcijās;

• nodrošina dokumentācijas sagatavošanu atbilstoši ES un

nacionālā līmeņa tiesību aktos un iestādes lietvedībā

noteiktajām prasībām.

Projekta vadītājiem ir augstākā izglītība un praktiska

darba pieredze Eiropas fondu finansētu projektu ieviešanā,

tai skaitā vismaz viena IKT nozares projekta vadībā.

Projekta darba grupas (PDG) komanda īsteno tai

uzdotās projekta darbības saskaņā ar PVG uzdevumiem, laika

grafiku un darbībai paredzēto finansējumu. PDG vadītāji

sadarbojas ar projekta vadītāju, ja nepieciešams, nododot

risināšanai jautājumus PVG un PUP.

Projekta īstenošanas nodrošināšanā plānots iesaistīt gan

Rīgas digitālās aģentūras, gan partnerpašvaldību ekspertus

un Latvijas Pašvaldību savienības deleģētos pašvaldību

pārstāvjus, lai definētu biznesa prasības risinājumiem,

nodrošinātu to izstrādes pārraudzību, testēšanu un

ieviešanu. Saskaņā ar projekta finansēšanas nosacījumiem

darbam projektā plānots piesaistīt vismaz šādu PDG

personālu: PDG vadītāji, produktu vadītāji, analītiķi,

infrastruktūras speciālisti un citi eksperti, kuru

kompetences nepieciešamas projekta veiksmīgai

īstenošanai.

IS izstrādātājs tiks piesaistīts projekta pieteicēja

organizētā iepirkumā.

PDG vadītājs:

• vada, organizē un uzrauga PDG darbu, veic esošo

pakalpojumu nodrošināšanas procesu analīzi, ņemot vērā

dažādus iekšējās un ārējās vides faktorus;

• identificē aktuālās vajadzības, tai skaitā analizējot

konstatētās problēmas un riskus;

• sniedz priekšlikumus pakalpojumu sniegšanas procesu

uzlabošanai, tai skaitā izstrādājot attīstības

stratēģijas;

• piedalās biznesa procesu modelēšanā jauniem un

pilnveidojamiem pakalpojumiem, tai skaitā tehniskās

specifikācijas izstrādē;

• sniedz rekomendācijas par identificētajām procesu

izmaiņām. Piedalās kontroles pasākumos par izstrādāto vai

pilnveidoto IS funkcionalitāti;

• atbilstoši kompetencei sniedz konsultatīvu atbalstu

apmācību laikā;

• testē jaunizstrādātās programmatūras darbību un

saskaņo produkcijas ieviešanas plānus.

Projekta īstenošanas laikā tiks veiktas pastāvīgas

pašvaldību piesaistīšanas aktivitātes, lai nodrošinātu

izstrādājamo/pilnveidojamo risinājumu un pakalpojumu

ilgtspēju un ekspluatāciju pēc projekta beigām.

Projekta pieteikuma iesniedzējam (IZM) un projekta

sadarbības partnerim (RDA) ir pietiekami cilvēkresursi

kvalitatīvai projekta īstenošanai.

Konsultatīvais sadarbības partneris VPC tiks iesaistīts

PVG un PDG kā padomdevējs, lai palīdzētu izglītību

apliecinošo dokumentu reģistra risinājumus veidot saskaņoti

ar augstākās izglītības vajadzībām, palīdzot izstrādāt

unificētus risinājumus visiem digitālajiem izglītības

dokumentiem, veidot pilnīgus datus par indivīda izglītību

un prasmēm, nodrošināt nepastarpinātu informācijas apmaiņu

ar visiem izglītības procesos iesaistītajiem, t. sk.

Eiropas Savienības valstīs un citās ārvalstīs