14. pants

BEIGU NOTEIKUMI

14.1. Memorands stājas spēkā

2004.gada l. janvārī.

14.2. Memorands ir spēkā

neierobežotu laiku. Ja Vienošanās tiek izbeigta, arī šis

Memorands zaudē spēku.

14.3. Dalībnieki jebkurā laikā var

grozīt šo Memorandu, Pusēm savstarpēji vienojoties; šādi

grozījumi ir izdarāmi rakstiski.

14.4. Jebkurš Dalībnieks var

izstāties no Memoranda, par to 6 mēnešus iepriekš rakstiski

brīdinot pārējos Dalībniekus. Ja viens no Dalībniekiem nolemj

izstāties no šī Memoranda, pārējie Dalībnieki nekavējoties uzsāk

pārrunas, lai atrisinātu visus ar izstāšanos saistītos

jautājumus.

14.5. Memorandu var izbeigt ar

Dalībnieku vienprātīgu lēmumu. Ja Dalībnieki nolemj izbeigt

Memorandu, Dalībnieki nekavējoties uzsāk pārrunas, lai atrisinātu

visus ar Memoranda izbeigšanu saistītos jautājumus.

14.6. Visi Dalībnieku strīdi par

Memoranda interpretāciju vai piemērošanu ir risināmi

14.7. Parakstīts l (vienā)

eksemplārā latviešu, igauņu, lietuviešu un angļu valodā Tallinā

2003.gada 12.decembrī, visi teksti ir vienlīdz autentiski. Ja

pastāv dažādas interpretācijas, priekšroka dodama tekstam angļu

valodā. Memoranda oriģināli glabājas Igaunijas Republikas

Aizsardzības ministrijā, kura nosūta apstiprinātas kopijas

pārējiem Dalībniekiem.

Latvijas Republikas aizsardzības

ministrs

Igaunijas Republikas aizsardzības

ministrs

Lietuvas Republikas nacionālās

aizsardzības ministrs

Latvijas Republikas Aizsardzības

ministrijas, Igaunijas Republikas

Aizsardzības ministrijas un Lietuvas Republikas Nacionālās

aizsardzības

ministrijas saprašanās memoranda par Baltijas aizsardzības

koledžas

darbību, pārvaldīšanu un finansēšanu

A PIELIKUMS

MINISTRU

KOMITEJAS UN MILITĀRĀS KOMITEJAS DARBĪBAS REGLAMENTS

1.

Pārstāvniecība

(1) Turpmākie noteikumi regulē

pārstāvniecību Ministru komitejā:

a) Dalībnieks pārstāv (nacionālās)

aizsardzības ministru. Nepieciešamības gadījumā (nacionālās)

aizsardzības ministrs var iecelt citu pārstāvi rīkoties

viņa/viņas vārdā. Katru pārstāvi var konsultēt speciālisti, kam

ir tiesības piedalīties jebkurās Ministru komitejas

diskusijās.

b) Citas valstis un amatpersonas,

kas tiek ielūgtas pēc pārstāvju savstarpējas piekrišanas, sēdēs

var piedalīties kā novērotāji.

(2) Turpmākie noteikumi regulē

pārstāvniecību Militārajā komitejā:

a) Dalībnieks pārstāv bruņoto

spēku vadītāju (bruņoto spēku komandieri). Nepieciešamības

gadījumā bruņoto spēku vadītājs (Bruņoto spēku komandieris) var

iecelt citu pārstāvi rīkoties viņa/viņas vārdā. Katru pārstāvi

var konsultēt speciālisti, kam ir tiesības piedalīties jebkurās

Militārās komitejas diskusijās;

b) Citas valstis un amatpersonas,

kas tiek ielūgtas pēc pārstāvju savstarpējas piekrišanas, sēdēs

var piedalīties kā novērotāji.

2. Pienākumi un

uzdevumi

(1) Ministru komiteja:

a) dod politiskās vadlīnijas un

pieņem galvenos lēmumus par BALTDEFCOL1 attīstību;

b) ne vēlāk par l.jūniju pieņem

BALTDEFCOL nākamā gada budžetu;

c) ne vēlāk par katra gada

l.jūniju pieņem ikgadēji mainīgo BALTDEFCOL Ilgtermiņa attīstības

plānu. Šis plāns sastāv no Ikgadējiem pasākumu plāniem,

saistītajiem budžeta aprēķiniem un Ilgtermiņa pārvaldīšanas plāna

(pārvaldīšana un mācību vadības personāla vietas), kas ietver

vismaz nākamos 5 kalendāros gadus;

d) ne vēlāk par katra gada

1.jūniju apstiprina ikgadējo BALTDEFCOL Balto grāmatu;

e) ne vēlāk par katra gada

1.jūniju apstiprina ikgadējo budžetu un revīzijas pārskatus;

f) izskata pusgada budžeta

pārskatus;

g) apstiprina rektora darbības

reglamentu;

h) pēc Militārās komitejas

ieteikuma pieņem rektora amata kandidātiem izvirzāmās

prasības;

i) pārskata BALTDEFCOL ikgadējo

attīstību, ieskaitot pārskatu par aktivitātēm, kas uzskaitītas

ikgadējā BALTDEFCOL Baltajā grāmatā;

j) apstiprina BALTDEFCOL zīmoga un

simbola izmaiņas;

k) ieceļ rektoru;

1) risina Militārajā komitejā

radušās domstarpības;

m) nepieciešamības gadījumā veic

citus uzdevumus.

(2) Militārā komiteja:

a) sagatavo priekšlikumus Ministru

komitejai par BALTDEFCOL politiku un attīstību;

b) ne vēlāk par 1.aprīli iesniedz

Ministru komitejā apstiprināšanai mainīgo BALTDEFCOL Ilgtermiņa

attīstības plānu (kopā ar Ikgadējiem pasākumu plāniem,

saistītajiem budžeta aprēķiniem un Ilgtermiņa pārvaldīšanas

plānu, kas ietver pārvaldīšanu un mācību vadības personāla

vietas). Materiālu iesniegšana ietver Militārās komitejas

piebildes, kā arī BALTDEFCOL Koordinācijas grupas sagatavotās

piezīmes;

c) pārskata ikgadējo pasākumu

īstenošanu un šajās jomās sniedz ieguldījumu ikgadējā BALTDEFCOL

Baltajā grāmatā;

d) ne vēlāk par 1.aprīli Ministru

komitejā iesniedz BALTDEFCOL Balto grāmatu, kā arī Militārās

komitejas ikgadējo pārskatu;

e) ne vēlāk par 1.maiju Ministru

komitejā iesniedz ikgadējo Budžetu un revīzijas pārskatus ar

piezīmēm;

f) ne vēlāk par 15.septembri

Ministru komitejā iesniedz pusgada budžeta pārskatu ar

piezīmēm;

g) attīsta un iesniedz

apstiprināšanai Ministru komitejā rektora darbības

reglamentu;

h) iesaka Ministru komitejai

rektora amata kandidātiem izvirzāmās prasības;

i) ne vēlāk kā 12 mēnešus pirms

pienākumu pildīšanas uzsākšanas veic pārrunas ar kandidātiem uz

rektora amatu un rekomendē Ministru komitejai iecelšanai;

j) uzņemas atbildību par Ministru

komitejas uzdoto pienākumu izpildīšanu;

k) iesniedz Ministru komitejā

apstiprināšanai BALTDEFCOL zīmogu un simbolu;

1) iesniedz jautājumus izlemšanai

Ministru komitejā;

m) nepieciešamības gadījumā veic

citus uzdevumus.

3. Kārtība

(1) Dalībnieks, kas ir BALTDEFCOL

vadošās valsts pozīcijā, veic Ministru komitejas un Militārās

komitejas priekšsēdētāja funkcijas.

(2) Ministru komiteja un Militārā

komiteja attiecīgi nosaka savu struktūru un iekšējos noteikumus

pie šādiem pastāvošiem vadošajiem principiem:

a) Komitejas attiecīgi satiekas

pēc tādiem intervāliem, kas nepieciešami, lai izpildītu savus

pienākumus, un pēc iespējas ātrāk atbildot uz ikviena pārstāvja

konkrētu lūgumu;

b) visi komiteju lēmumi attiecīgi

tiek pieņemti pēc pārstāvju savstarpējas piekrišanas.

(3) Lai realizētu savus uzdevumus,

Ministru komiteja un Militārā komiteja attiecīgi var izveidot

speciālas darba grupas.

(4) Ministru komitejas

priekšsēdētājs ir atbildīgs:

a) nepieciešamības gadījumā par

materiālu nosūtīšanu Ministru komitejai lēmuma pieņemšanai

Ministru komitejas tikšanās starplaikos;

b) par Ministru komitejas tikšanos

dokumentēšanu.

(5) Militārās komitejas

priekšsēdētājs ir atbildīgs:

a) nepieciešamības gadījumā par

materiālu un pretrunīgu jautājumu nosūtīšanu Ministru komitejai

lēmuma pieņemšanai;

b) nepieciešamības gadījumā par

materiālu nosūtīšanu Ministru komitejai lēmuma pieņemšanai

Ministru komitejas tikšanās starplaikos;

c) par Militārās komitejas

tikšanos dokumentēšanu.

4. Valoda

Ministru komitejas un militārās

komitejas darba valoda ir angļu valoda.

5. Apspriežu

vieta

Ministru komitejas un Militārās

komitejas apspriežu vieta maināma pēc rotācijas principa starp

Dalībniekiem. Uzņēmēja valsts ir atbildīga par Ministru komitejas

un Militārās komitejas apspriežu sagatavošanu un vadīšanu.

6. Izmaksas

Izmaksas, kas saistītas ar

Ministru komitejas, Militārās komitejas vai ikvienas darba

grupas, kas izveidota saskaņā ar šī pielikuma 3.punktu, ir

atbilstoši sadalāmas saskaņā ar 1995.gada 27.februārī Viļņā

parakstīto Igaunijas Republikas Aizsardzības ministrijas,

Latvijas Republikas Aizsardzības ministrijas un Lietuvas

Republikas Nacionālās aizsardzības ministrijas vienošanās par

sadarbību aizsardzības jomā un militārajos jautājumos 3.panta

1.punktu.

1Tādējādi iekļaujot

jomas, kas neatrodas Militārās komitejas atbildībā.

Latvijas Republikas Aizsardzības

ministrijas, Igaunijas Republikas

Aizsardzības ministrijas un Lietuvas Republikas Nacionālās

aizsardzības

ministrijas saprašanās memoranda par Baltijas aizsardzības

koledžas

darbību, pārvaldīšanu un finansēšanu

B PIELIKUMS

BALTIJAS

AIZSARDZĪBAS KOLEDŽAS KOORDINĀCIJAS GRUPAS

DARBĪBAS REGLAMENTS

1.

Pārstāvniecība

Turpmākie noteikumi regulē

pārstāvniecību Baltijas koordinācijas grupā:

a) Dalībnieki norīko pārstāvjus un

speciālistus saskaņā ar pienākumu nacionālo sadalījumu un

tikšanās darba kārtību.

b) Rektors piedalās Baltijas

koordinācijas grupā bez balsošanas tiesībām.

c) Dalībnieki var uzaicināt

pārējās valstis vai institūcijas piedalīties apspriedēs kā

novērotājus bez balsošanas tiesībām. Atbalstītājām valstīm ir

pastāvīgs novērotāja statuss.

2. Pienākumi un

uzdevumi

Baltijas koordinācijas grupa ar

Militārās komitejas starpniecību ziņo Ministru komitejai

attiecībā par visiem jautājumiem, kas saistīti ar BALTDEFCOL

pārvaldīšanu un attīstību, un tieši Ministru komitejai par

divpusējā atbalsta jautājumiem. Tās galvenais pienākums ir

pārskatīt, novērtēt un atbalstīt BALTDEFCOL pasākumus, resursu

izmantošanai un studentu pārvaldīšanu. Tā ir atbildīga par

Ministru komitejas izdoto lēmumu īstenošanas pārraudzību un, kad

tas nepieciešams, par viedokļu, analīzes un novērtējumu

iesniegšanu Baltijas vadības grupai. Kā tādus Baltijas

koordinācijas grupa:

a) apstiprina BALTDEFCOL

Izglītības plānus;

b) apstiprina BALTDEFCOL kursu

novērtēšanas kritērijus un sistēmu;

c) apstiprina BALTDEFCOL studentu

novērtēšanas kritērijus un sistēmu;

d) apstiprina kritērijus un

kārtību, kas nosaka studentu nosūtīšanu kursu laikā atpakaļ uz

viņu spēkiem/struktūrām, atbilstoši BALTDEFCOL noteikumiem.

e) darbojas kā forums attiecībā uz

BALTDEFCOL saistībā esošo administratīvo jautājumu

koordinēšanu;

f) gatavo ikgadējo mainīgo

Ilgtermiņa attīstības plānu (kopa ar Ikgadējiem pasākumu plāniem,

saistītajiem budžeta aprēķiniem un Ilgtermiņa pārvaldīšanas

plānu, kas ietver pārvaldīšanu un mācību vadības personāla

vietas), ko iesaka rektors, un to iesniedz Militārajā komitejā ne

vēlāk par 1.martu tālākai izstrādei un apstiprināšanai;

g) gatavo ikgadējo budžeta

projektu un iesniedz priekšlikumus ne vēlāk par 1. martu tālākai

izstrādei un apstiprināšanai (caur Baltijas vadības grupu);

h) gatavo pusgada budžeta pārskatu

un ne vēlāk par l.septembri to iesniedz Militārajā komitejā

informācijai un turpmākai darbībai (caur Baltijas vadības

grupu);

i) gatavo un iesniedz

priekšlikumus par ikgadējo BALTDEFCOL Balto grāmatu Militārajā

komitejā ne vēlāk par 1.martu turpmākai izstrādei un

apstiprināšanai (caur Baltijas vadības grupu);

j) gatavo un iesniedz

priekšlikumus divu mēnešu laikā pēc tam, kad ir saņemti dokumenti

par ikgadējo budžeta pārskatu un par budžeta un revīzijas

pārskatiem, turpmākai izstrādei un apstiprināšanai;

k) kā tas noteikts Saprašanās

memorandā, ir vieta informācijas par kursu vakancēm izplatīšanai

starp Dalībniekiem un, kad to nolēmuši Dalībnieki, arī

ne-Dalībniekiem;

l) novēro un izsaka priekšlikumus

par absolventu nodarbināšanu;

m) novēro un palīdz studentu

atlases kritēriju un Dalībnieku studentu iestāšanās noteikumu

saskaņošanā;

n) rīko rektora amatam ieteikto

kandidātu raksturojumu sākotnējo analīzi un ne vēlāk kā 14

mēnešus pirms pienākumu pildīšanas uzsākšanas, pārsūta slēdzienus

un ieteikumus Militārajai komitejai;

o) veic ikvienu citu Ministru

komitejas, Militārās komitejas vai Baltijas vadības grupas

uzdevumu;

p) koordinē ieteikumus mācību

programmas attīstībai, skolotāju kopīgai lietošanai un akadēmisko

studiju uzlabošanai starp BALTDEFCOL un trim militārajām

akadēmijām Igaunijā (Igaunijas Nacionālās aizsardzības

akadēmija), Latvijā (Latvijas Nacionālā aizsardzības akadēmija)

un Lietuvā (Lietuvas Militārā akadēmija).

3. Kārtība

(1) Dalībnieks, kas ir BALTDEFCOL

vadošās valsts pozīcijā, veic Ministru komitejas un Militārās

komitejas, kā arī Baltijas koordinācijas grupas priekšsēdētāja

funkcijas.

(2) Baltijas koordinācijas grupa

nosaka savu struktūru un iekšējos noteikumus pie šādiem

pastāvošiem vadošajiem principiem:

a) Komitejas attiecīgi satiekas

pēc tādiem intervāliem, kas nepieciešami, lai izpildītu savus

pienākumus un pēc iespējas ātrāk, atbild uz ikviena pārstāvja vai

rektora konkrētu lūgumu; Galvenie apspriežu nosacījumi ir:

i. Viena tikšanās vienmēr notiek

ziemā, lai gatavotu ikgadējo Balto grāmatu, mainīgo Ilgtermiņa

attīstības plānu un nākamā gada budžeta projektu.

ii. Cita tikšanās notiek pavasarī,

lai gatavotu ikgadējo budžetu un revīzijas pārskatus, jebkuras

izmaiņas Izglītības plānā un novērtēšanas sistēmās nākamajā

skolas gadā, un vietu sadalījumu nākamajos kursos.

iii. Trešā tikšanās notiek rudenī,

lai gatavotu pārskatus par tikko pabeigtajiem kursiem, kā arī

nodrošinātu ieguldījumu Baltajā grāmatā, nākamā gada budžeta

plānā un mainīgajā Ilgtermiņa attīstības plānā.

b) Visi Baltijas koordinācijas

lēmumi un ieteikumi tiek pieņemti pēc Dalībnieku pārstāvju

savstarpējas piekrišanas.

(3) Priekšsēdētājs ir

atbildīgs:

a) nepieciešamības gadījumā par

materiālu nosūtīšanu Baltijas koordinācijas grupai lēmuma

pieņemšanai tikšanos starplaikos;

b) par tikšanos dokumentēšanu;

c) par sakariem ar rektoru par

visiem jautājumiem šī darbības reglamenta ietvaros;

d) par ziņojumu vākšanu no

Dalībnieku amatpersonām;

e) par kontaktpersonu saraksta

atjaunināšanu.

4. Valoda

Baltijas koordinācijas grupas

darba valoda ir angļu valoda.

5. Apspriežu

vieta

Rudens Baltijas koordinācijas

grupas tikšanās notiek BALTDEFCOL. Pārējo Baltijas koordināciju

apspriežu vietas maināmas pēc rotācijas principa starp

Dalībniekiem. Uzņēmēja valsts ir atbildīga par Baltijas

koordinācijas grupas apspriežu sagatavošanu un vadīšanu.

6. Izmaksas

(1) Izmaksas, kas saistītas ar

Baltijas koordinācijas grupas vai ikvienas darba grupas, kas

izveidota saskaņā ar šī pielikuma 3.punktu, tikšanām ir

atbilstoši sadalāmas saskaņā ar 1995.gada 27.februārī Viļņā

parakstīto Igaunijas Republikas Aizsardzības ministrijas,

Latvijas Republikas Aizsardzības ministrijas un Lietuvas

Republikas Nacionālās aizsardzības ministrijas vienošanos par

sadarbību aizsardzības jomā un militārajos jautājumos 3.panta

1.punktu.

(2) Izmaksas, kas saistītas ar

novērotāju piedalīšanos, tiek dalītas atsevišķi.

Latvijas Republikas Aizsardzības

ministrijas, Igaunijas Republikas

Aizsardzības ministrijas un Lietuvas Republikas Nacionālās

aizsardzības

ministrijas saprašanās memoranda par Baltijas aizsardzības

koledžas

darbību, pārvaldīšanu un finansēšanu

C PIELIKUMS

REKTORA DARBĪBAS

REGLAMENTS

1. Iecelšana

(1) Saskaņā ar Ministru komitejas

pieņemtajiem kritērijiem Dalībnieki izvirza kandidātus rektora

amatam. Kandidāti pēc tam pārstāv paši sevi un iesniedz savu

programmu Baltijas koordinācijas grupā turpmākai BALTDEFCOL

attīstībai. Ne vēlāk kā 14 mēnešus pirms pienākumu pildīšanas

uzsākšanas perioda Baltijas koordinācijas grupa ziņo par savu

atzinumu Militārajai komitejai. Rektoru ieceļ, apstiprinot

Ministru komitejā pēc Militārās komitejas ieteikuma, pēc formālas

kandidāta (-u) intervijas Militārajā komitejā ne vēlāk kā 12

mēnešus pirms viņa/viņas stāšanās amatā.

(2) Rektora pienākumu pildīšanas

laiks ir trīs gadi ar iespēju pagarināt vēl uz trīs gadiem. Ja

vien Ministru komiteja nav lēmusi citādi, rektora amats tiek

rotēts Dalībnieku starpā.

2. Pienākumi un

uzdevumi

(1) Rektors ir atbildīgs Ministru

komitejas un Militārās komitejas un kā tāds Baltijas vadības

grupas un Baltijas koordinācijas grupas priekšā par:

a) Kursu un BALTDEFCOL rīkoto

pasākumu kvalitāti, kā arī par kursu, pārējo pasākumu un

aprīkojuma rentablu vadīšanu.

b) Izglītības standartu

novērtēšanas sekmēšanu un turpmāko izglītības standartu

uzlabojumu iesniegšanu Baltijas vadības grupā.

c) Civilā atbalsta personāla

nolīgšanu, pārvaldīšanu un attīstību saskaņā ar komplektēšanas

sarakstu, kas tiek iesniegts kā ikgadējā budžeta pielikums.

d) Nosūtītā pārvaldīšanas un

mācību vadības personāla izmantošanu tā, lai maksimāli izlietotu

katra personāla dalībnieka pieredzi un dotības.

e) Aktīvu dalību iestājušos

studentu līmeņa uzlabošanā un saskaņošanā, organizējot un vadot

sanāksmes ar attiecīgajām Dalībnieku institūcijām.

f) Ilgtermiņa attīstības plāna

(kopā ar Ikgadējiem pasākumu plāniem, saistītajiem budžeta

aprēķiniem un Ilgtermiņa pārvaldīšanas plānu, kas ietver

pārvaldīšanu un mācību vadības personāla vietas), kas kā minimums

nosaka nākamos piecus gadus, ikgadējo koordinēšanu. Tas

jāiesniedz Ministru komitejā (iesniedzot caur Baltijas

koordinācijas grupu, Baltijas vadības grupu un Militāro komiteju)

apstiprināšanai ne vēlāk par katra gada 31.decembri.

g) Ziņojuma (Baltā grāmata), kas

ietver visus BALTDECOL pasākumus pēdējā kalendārā gada laikā,

ikgadējo iesniegšanu ne vēlāk kā 31.decembrī, kā arī priekšlikumu

par BALTDEFCOL un tā pasākumu attīstību un uzlabošanu

apstiprināšanai Ministru komitejā (iesniedzot caur Baltijas

koordinācijas grupu, Baltijas vadības grupu un Militāro

komiteju).

h) Ikgadējā budžeta projekta

iesniegšanu Ministru komitejai apstiprināšanai (iesniedzot caur

Baltijas koordinācijas grupu, Baltijas vadības grupu un Militāro

komiteju, savienojot kopā ar ikgadējo Ilgtermiņa attīstības plāna

koordinēšanu) ne vēlāk kā 1. februārī.

i) Ikgadējā budžeta atskaites

iesniegšanu Igaunijas valsts auditoriem ne vēlāk kā

15.februārī.

j) Ikgadējā budžeta atskaites kopā

ar revīzijas ziņojumu iesniegšanu Ministru komitejai (iesniedzot

caur Baltijas koordinācijas grupu, Baltijas vadības grupu un

Militāro komiteju pēc iespējas ātrāk, bet ne vēlāk par aprīļa

sākumu).

k) Pusgada budžeta atskaites

iesniegšanu Ministru komitejā (iesniedzot Baltijas koordinācijas

grupā, un sekojoši Baltijas vadības grupā un Militārajā komitejā

ne vēlāk kā 15.augustā) informācijai un turpmākai darbībai.

1) Detalizēta budžeta statusa

vadīšanu un pārstāvēšanu pēc pieprasījuma.

m) Nepieciešamības gadījumā

BALTDEFCOL iekšējo grāmatvedības noteikumu izveidošanu,

precizēšanu un izplatīšanu atbilstoši šī Saprašanās memoranda

12.pantā noteiktajam.

n) Ikvienas problēmas izglītības,

administratīvajā vai disciplinārajā jomā, kas var rasties starp

Baltijas koordinācijas grupu tikšanām, ziņošanu iesaistītajam

(-iem) Dalībniekam (-iem) un/vai Baltijas koordinācijas grupas

vadītājam.

o) Disciplināro problēmu ziņošanu

iesaistītajam Dalībniekam, un principa situācijā - Baltijas

koordinācijas grupai.

p) Ar starptautisko atbalstu

saistīto jautājumu ziņošanu ministru komitejai, iesniedzot

Baltijas vadības grupā.

q) Militārās komitejas un Ministru

komitejas lēmumu un nolemto pienākumu īstenošanu un šim nolūkam

atbilstošu sadarbību ar Baltijas vadības grupu un Baltijas

koordinācijas grupu.

(2) Rektors ir atbildīgs par

sakaru uzturēšanu ar Dalībnieku valstu institūcijām attiecībā uz

militāro izglītību, kā arī par citiem Dalībnieku kopīgiem

izglītības projektiem.

(3) Rektors ir atbildīgs par

BALTDEFCOL pārstāvēšanu un par ārējo un iekšējo koordinēšanu

sekojošā veidā:

a) Rektors pārstāv BALTDEFCOL

Baltijas vadības grupas un Baltijas koordinācijas grupas

sanāksmēs, un pēc Militārās komitejas un Ministru komitejas

pieprasījuma.

b) Rektoram nepieciešams vadīt un

būt par priekšsēdētāju ikmēneša oficiālajās sadarbības sanāksmēs

ar pārstāvjiem no administrācijas, vadošā un atbalsta personāla

un studentiem.

c) Rektoram ir pienākums paziņot

par un koordinēt BALTDEFCOL pasākumus, kad pasākumi saskaņā ar

Ikgadējo pasākumu plānu notiek ārpus Tartu apkaimes.

3.

Pavēlniecības attiecības

(1) Rektora nacionālie pienākumi

tiek izklāstīti atsevišķā valsts instrukcijā.

(2) Rektors dod vadlīnijas

militārajam personālam - štatam, studentiem vai kā citādi

norīkotajiem uz BALTDEFCOL - ciktāl tas attiecas uz BALTDEFCOL

vadīšanu, militārajiem pienākumiem BALTDEFCOL un tā apmācību

pasākumu ietvaros.

(3) Civilais personāls, kuru

pieņēmis darbā BALTDEFCOL, kā arī ikviens cits personāls, kuru

Dalībnieks norīkojis uz BALTDEFCOL apmeklēt kursus, strādāt kā

pastāvīgam vai uz noteiktu laiku štatam, piedalīties BALTDEFCOL

rīkotajās un vadītajās mācībās un citos pasākumos, ir rektora

vispārējā uzraudzībā.

Latvijas Republikas Aizsardzības

ministrijas, Igaunijas Republikas

Aizsardzības ministrijas un Lietuvas Republikas Nacionālās

aizsardzības

ministrijas saprašanās memoranda par Baltijas aizsardzības

koledžas

darbību, pārvaldīšanu un finansēšanu

D PIELIKUMS

FINANŠU,

GRĀMATVEDĪBAS UN AUDITA KĀRTĪBA

1. Mērķis

(1) Šis pielikums nosaka

BALTDEFCOL darbības un atbalsta ikgadējo plānošanas, budžeta

sastādīšanas, grāmatvedības, atskaišu sniegšanas un revīzijas

kārtību.

2. Principi

BALTDEFCOL administratīvā un

finanšu vadība tiek veikta saskaņā ar sekojošiem principiem:

a) Budžets: BALTDEFCOL izmanto

saskaņotu budžetu. BALTDEFCOL kontrolē izlietojumu attiecībā uz

apstiprināto budžetu un pasākumiem, un pārdalīšanas plāniem kopā

ar atbilstošu izvērtējumu.

b) Atskaišu sagatavošana: Rektors

nodrošina, ka Ministru komiteja un Militārā komiteja tiek pilnībā

informētas par BALTDEFCOL finansiālo stāvokli. Dalībnieki

nekavējoties uzsāk pārrunas, ja izmaksas rodas līgumu un ārpus

līgumu prasību rezultātā (ja vien šādas prasības nesedz

Protokols).

c) Finanses un grāmatvedība:

Grāmatvedība tiek izveidota saskaņā ar Uzņemošā Dalībnieka

normatīvajiem aktiem. Igauņu noteikumi par grāmatvedību un

atskaišu sagatavošanu valsts sektorā tiek tieši piemēroti vai

iekļauti BALTDEFCOL iekšējos grāmatvedības noteikumos.

d) Fiskālais gads: Fiskālais gads

(FG) atbilst kalendārajam gadam.

e) Skolas gads: Skolas gads ir no

l.augusta līdz nākamā gada 30.jūnijam.

f) Valūta: valūta, ko izmanto

budžeta plānošanai un aprēķināšanai, ir eiro.

g) Maksājumi: maksājumi BALTDEFCOL

tiek veikti eiro.

h) Procentu ieņēmumu un izdevumu

uzkrājumi: Uzkrājumi no procentiem un izdevumiem tiek pārskaitīti

no viena fiskālā gada un nākamo un tiek iekļauti nākamā fiskālā

gada budžeta aprēķināšanā.

3. Budžets

(1) BALTDEFCOL budžets tiek

veidots, papildināts un apstiprināts saskaņā ar A pielikumu. Tas

attiecas uz vienu fiskālo gadu un sastāv no sekojošiem

elementiem:

a) BALTDEFCOL darbības gada pamata

izmaksām, ieskaitot izmaksas par darbā pieņemto un pieaicināto

personālu, vispārējās atbalsta un aprīkojuma pārvaldīšanas un

labošanas izmaksas.

b) BALTDEFCOL izdevumiem par tā

kursiem un citiem apstiprinātiem pasākumiem.

c) Fiksētu līdzekļu pārdali

(sadalītu informācijas tehnoloģiju aprīkojumam, karaspēku manevru

telpām un vietām, audiovizuālajam aprīkojumam, galvenajam biroju

aprīkojumam un mēbelēm).

d) Budžets vienmēr ietver

pielikumu, kas parāda attiecīgajam gadam civilā personāla darbā

pieņemšanas noteikumus.

(2) BALTDEFCOL Ikgadējais pasākumu

plāns nozīmē BALTDEFCOL notikumu un pasākumu izklāstu, kas katru

gadu tiek izstrādāts un saskaņots atbilstoši A pielikumam, un

veido pamatu ieteiktajam BALTDEFCOL budžetam un Dalībnieku

budžeta veidošanai.

a) Ikgadējais pasākumu plāns

izklāsta maksimālo studentu skaitu vai kursu dalībniekus un viņu

dalību BALTDEFCOL norunātajos pasākumos. Tas ietver pasākumu

sarakstu, kuriem jānotiek Baltijas valstīs vai ārpus reģiona, kā

arī nosaka iznākuma atbalsta pieprasījuma līmeni.

b) Saskaņā ar šī Saprašanās

memoranda A pielikumu Ministru komiteja pieņem ne vēlāk kā

1.maijā BALTDEFCOL budžetu sekojošajam fiskālajam gadam.

(3) BALTDEFCOL Ilgtermiņa

attīstības plāns BALTDEFCOL attīstībai un darbībai jāizstrādā un

jāapstiprina saskaņā ar A pielikumu. Plāns katru gadu tiek

koordinēts un precizēts.

a) Ilgtermiņa attīstības plāns

aptver vismaz piecus nākamos gadus kopā ar izklāstītajiem

ikgadējiem pasākumu plāniem, BALTDEFCOL budžeta pārskatu, kā arī

prasības administratīvā personāla un mācību vadības personāla

nosūtīšanu darbā.

b) Saskaņā ar šī Saprašanās

memoranda A pielikumu Ministru komiteja ne vēlāk kā katra gada

1.maijā apstiprina ikgadēji koordinēto BALTDEFCOL Ilgtermiņa

attīstības plānu, ieskaitot Ikgadējo pasākumu plānus, attiecīgo

budžetu un Ilgtermiņa vadības plānu.

(4) Pēc Militārās komitejas un

Ministru komitejas apstiprinājuma rektors ir pilnvarots izmantot

budžetu. Militārā komiteja un Ministru komiteja tiek pilnībā

informētas par BALTEFCOL finansiālo stāvokli, un BALTDEFCOL ziņo

Dalībniekiem, kā tas noteikts šī pielikuma 8.punktā.

(5) Ministru komiteja un Militārā

komiteja tiek informētas par izmaiņām BALTDEFCOL budžetā un tā

finansiālajā izlietojumā, kā arī par izmainām apstiprinātajos

pasākumos. Papildu izmaksu finansēšana ārpus apstiprinātā budžeta

tiek izskatīta tikai ārpuskārtas apstākļos un pēc Militārās

komitejas iepriekšēja ieteikuma un Ministru komitejas

apstiprinājuma.

(6) Līgumi, kas ietver nozīmīgu

finanšu saistību un/vai finanšu pienākumu uzņemšanos, tiek

iesniegti ar Militārās komitejas starpniecību apstiprināšanai

Ministru komitejā.

4.

Finansēšana

(1) BALTDEFCOL darbības izmaksas

un izmaksas par Apvienotā vadības un ģenerālštāba kursa

īstenošanu, kā tas noteikts apstiprinātajā budžetā, kā princips,

ja vien Ministru komiteja nav noteikusi citādi, tiek sadalīts

starp Dalībniekiem pa 1/3, neņemot vērā, vai Dalībnieks var vai

nevar aizpildīt tam piešķirtās kursu vakances, vai arī, ja

students kursu atstāj ātrāk un ja šī kursa vakances pēc tam nav

aizpildītas.

(2) Izmaksas par citu kursu

īstenošanu, ja vien dalībnieki nav nolēmuši citādi, sedz tie

Dalībnieki, kas piedalās vai kā citādi atbalsta konkrēto

pasākumu. Izmaksu sadales veids tiek izklāstīts BALTDEFCOL

budžetā.

(3) Uzņemošais Dalībnieks sedz E

pielikumā noteiktās izmaksas.

(4) Izmaksas par personālu, ko

nodrošina Dalībnieki, un Dalībnieku BALTDEFCOL studentiem sedz

attiecīgais Dalībnieks. Tas iekļauj algas, izmitināšanu un ceļu

uz un no BALTDEFCOL, kā arī uzturnaudas darba braucienos

saskaņā

(5) Pēc Militārās komitejas

ieteikuma Ministru komiteja katrā gadījumā lemj par ne-Dalībnieku

studentu izmaksām un nosacījumiem, ņemot vērā divpusējo līgumu ar

Dalībnieku pastāvēšanu un to, vai studentu ir vai nav sūtījusi

Norīkotāja valsts.

5. Aprēķināto

izdevumu apmaksa

(1) Apmaksas pieprasījums:

a) Uz ikgadējā budžeta

apstiprināšanu BALTDEFCOL galvenais finansists iesniedz

Dalībniekiem apmaksas pieprasījumu nākamajam fiskālajam

gadam.

b) Pēc lēmuma ielūgt studentus no

ne-Dalībniekiem piedalīties BALTDEFCOL kursos BALTDEFCOL

galvenais finansists iesniedz apmaksas pieprasījumu sūtošajiem

ne-Dalībniekiem vai sponsorētajai valstij.

(2) Aprēķināto izdevumu

atmaksa:

a) 1/2 no aprēķinātajiem

izdevumiem, kas attiecas uz fiskālā gada apstiprināto budžetu,

katrs Dalībnieks nosūta uz BALTDEFCOL ne vēlāk kā fiskālā gada

15.janvārī. Atlikušo aprēķināto izdevumu 1/2, kas attiecas uz

fiskālā gada apstiprināto budžetu, katrs Dalībnieks nosūta uz

BALTDEFCOL ne vēlāk kā fiskālā gada 1.jūnijā.

b) Aprēķinātie izdevumi, kas

attiecas uz kursu maksu un ikvienu citu sponsorēto izmaksu par

Dalībniekiem nepiederošajiem studentiem, tiek nosūtīti uz

BALTDEFCOL ne vēlāk kā 1.jūlijā, vienu mēnesi pirms skolas gada,

kuram studenti ir nosūtīti, sākuma.

c) Visi maksājumi tiek pārskaitīti

uz BALTDEFCOL laicīgi norādīto bankas kontu. Maksājumus veic bez

saņēmēja maksas iekasēšanas.

(3) BALTDEFCOL nekavējoties

ikvienu problēmu par Dalībnieka, ne-Dalībnieka vai sponsorētājas

valsts noteiktiem maksājumiem BALTDEFCOL pasākumiem paziņo

Ministru komitejai.

6. Finanšu

grāmatvedība

(1) Finanšu un grāmatvedības

kārtība: nepieciešamības gadījumā BALTDEFCOL nodibina un uzrauga

savus iekšējos grāmatvedības noteikumus saskaņā ar Igaunijas

normatīvo aktu izvirzītajām prasībām. Igaunijas noteikumi par

grāmatvedību un atskaišu sagatavošanu valsts sektorā ir tieši

piemērojami vai inkorporējami. BALTDEFCOL nodrošina Uzņemošo

Dalībnieku ar noteikumu kopiju, Uzņemošais Dalībnieks vienmēr

tiek informēts par pārskatīšanu. Pārējie Dalībnieki pēc

pieprasījuma tāpat tiek nodrošināti ar kopijām un

precizējumiem.

(2) Līdzekļi:

a) BALTDEFCOL līdzekļi sastāv no

Dalībnieku pārskaitītajiem naudas līdzekļiem, trešo pušu

ziedotajiem līdzekļiem priekš BALTDEFCOL vai arī Dalībniekiem, ko

sekojoši Dalībnieks pārskaitījis BALTDEFCOL īpašumā, kā arī

līdzekļiem, kas iegūti kā apstiprināti un finansēti caur

budžetu.

b) Tāpat Dalībnieki var piešķirt

līdzekļus BALTDEFCOL izmantošanai. Tādā veidā sniegtie līdzekļi

paliek tā Dalībnieka īpašumā un netiek iekļauti BALTDEFCOL

rēķinos vai līdzekļos. Dalībnieks neizņem līdzekļus no

BALTDEFCOL, pirms iepriekš par to nav informējis Baltijas

koordinācijas grupu. Atsevišķi ieraksti norāda īpašumu, ko var

aizņemties.

c) Līdzekļi, kuri pieder vai kurus

izmanto BALTDEFCOL, tiek iegrāmatoti BALTDEFCOL glabātajos

inventāra sarakstos. Inventāra saraksti ietver arī līdzekļu

īpašuma tiesību norādi.

d) BALTDEFCOL sponsorētie vai ar

Budžeta starpniecību iegūtie vai Dalībnieku pārskaitītie

BALTDEFCOL īpašumā līdzekli tiek norakstīti nolietojumam saskaņā

ar BALTDEFCOL iekšējiem grāmatvedības noteikumiem. Līdzekļi tiek

aizvietoti saskaņā ar apstiprināto budžetu.

e) Fiksētos līdzekļus, kuri ir

norakstīti bez formālas vērtības, bet joprojām ir izmantojami,

BALTDEFCOL izmanto kā rezerves aprīkojumu, lai atbalstītu

personālu un studentus, kā arī ārrindas pasākumus.

f) Jebkura zeme, ēkas vai fiksētas

iekārtas, ko BALTDEFCOL izmantošanai Uzņemošais Dalībnieks

nodrošinājis bez maksas (nevis par simbolisku samaksu) un kas

vairs BALTDEFCOL nav nepieciešamas, tiek atdotas atpakaļ un ar

tām rīkojas, atbilstoši g. apakšpunktā noteiktajā vienošanām.

g) Ja šis Saprašanās memorands

tiek izbeigts, ja vien Dalībnieki nenolemj savādāk, tiek

piemērota sekojoša kārtība:

i. Dalībnieku līdzekļi tiek atdoti

atpakaļ Dalībniekam, kam tas pieder. Jebkura zeme, ēkas vai

fiksētas iekārtas, ko BALTDEFCO izmantošanai Uzņemošais

Dalībnieks nodrošinājis bez maksas (nevis par simbolisku

samaksu), tiek atdota atpakaļ Uzņemošajam Dalībniekam, un ikvienu

pieaugumu vai zaudējumu Uzņemošā Dalībnieka nodrošināto līdzekļu

vērtībā, kas cēlies no tā, ka tos izmantojis BALTDEFCOL, nosaka

Dalībnieki, ņemot vērā Uzņemošajam Dalībniekam piemērojamos

normatīvos aktos, un to izsniedz Dalībniekiem proporcijās, kādās

tie ir snieguši ieguldījumu BALTDEFCOL budžetā.

ii. Fiksētos līdzekļus, kurus

BALTDEFCOL sponsorējušas trešās puses vai Dalībnieki BALTDEFCOL

izmantošanai, izsniedz saskaņā ar sponsorēšanas dokumentiem. Ja

nav konkrētu pārskaitījumu regulējošo prasību, ar aprīkojumu

rīkojas tikai saskaņā ar Dalībnieku apstiprinātām vienošanām.

iii. Skaidra nauda (tai skaitā

depozīti bankas kontos) tiek sadalīta proporcionāli pa 1/3 katram

Dalībniekam.

iv. Līdzekļi, kas iegūti caur

budžetu, tiek sadalīti tikai saskaņā ar Dalībnieku apstiprinātām

vienošanām, un ieņēmumi tiek izsniegti vai kreditēti Dalībniekiem

proporcijās, kurās tie ir snieguši ieguldījumu BALTDEFCOL

budžetā. Uzņemošajam Dalībniekam ir prioritāras tiesības iegūt

ikvienu nekustamo īpašumu, kas izvietots tā teritorijā,

nodrošinot, ka tas piedāvā nosacījumus, ne mazāk izdevīgus par

tiem, kādus piedāvā trešā puse.

(3) Bankas konti:

a) BALTDEFCOL galvenais finansists

ir atbildīgs par BALTDEFCOL bankas kontu izveidošanu un vadīšanu.

Pārskaitījumi uz un no un izstāšanās no BALTDEFCOL bankas

kontiem, kurus pārvalda galvenais finansists, ir spēkā tikai tad,

ja pārskaitījumu ir pilnvarojuši divi (2) parakstītāji (galvenais

finansists un rektors vai rektora norīkots virsnieks).

b) Apstiprinātā budžeta vadīšanas

nolūkos rektors var, pēc īpaša Ministru komitejas apstiprinājuma,

būt tiesīgs nodibināt aizdevuma bankas kontu, ar maksimālā

kredīta summu 40 000 eiro. Ierobežojums aizdevuma bankas kontam

fiskālajā gadā nevar jebkurā laikā pārsniegt atlikušos

maksājumus, kas jāveic Dalībniekiem saskaņā ar šim gadam

apstiprināto budžetu.

7. Atskaišu

gatavošana

(1) BALTDEFCOL ievēro sekojošu

atskaišu ciklu:

a) BALTDEFCOL galvenais finansists

iesniedz ikmēneša ziņojumus rektoram par tā fiskālā gada

aizritējušo mēnešu reālajām izmaksām un izmaksu novērtējuma

pārskatu, kas paliek pāri tajā fiskālajā gadā. Ikviens Dalībnieks

var pieprasīt saņemt šo ziņojumu kopijas.

b) Uzņemošā Dalībnieka vecākais

nacionālais pārstāvis nodrošina BALTDEFCOL galveno finansistu ar

ikmēneša ziņojumiem par Uzņemošā Dalībnieka atbalsta izmaksām,

kuras saskaņā ar E pielikumā noteikto BALTDEFCOL atmaksā

atpakaļ.

c) Rektors katru 15.augustu ar

Militārās komitejas starpniecību iesniedz Ministru komitejai

pusgada budžeta atskaiti. Atskaite sastāv no reālajām izmaksām

par kārtējā fiskālā gada pirmajiem sešiem mēnešiem, kārtējā

fiskālā gada pārskatīta aprēķina, kārtējā fiskālā gada izmaksu

analīze par budžeta aprēķiniem, kopā ar izskaidrojumu par ikvienu

koriģēto budžeta aprēķinu nākamajam un sekojošajiem fiskālajiem

gadiem.

d) Rektors ar Militārās komitejas

starpniecību iesniedz Ikgadējo budžeta atskaiti Ministru komitejā

katru 15.februāri tajā pašā laikā, kad tas tiek nosūtīts uz

Uzņemošā Dalībnieka Valsts audita biroju. Atskaite sastāv no

reālo izmaksu par iepriekšējo fiskālo gadu un pagājušā fiskālā

gada apstiprinātā budžeta izdevumu kopsummas, kopā ar

paskaidrojumiem par nozīmīgu neatbilstību.

(2) Pēc Dalībnieku pieprasījuma

BALTDEFCOL nodrošina jebkādus papildu ziņojumus par tā darbību un

finansēm.

8. Audits

(1) Ja vien Dalībnieki nenolemj

savādāk, BALTDEFCOL darbību un grāmatvedību katru gadu pārbauda

Uzņemošā Dalībnieka Valsts audita birojs. Audits tiek veikts

neatkarīgi. Auditori ir atbildīgi par pārbaudīšanas veidā, ko tie

uzskata par vispiemērotāko, lai izdevumi finanšu un fiziska

pilnvarojumu veidā ir atļauti un vadības kontrole ir pareizi

piemērota. Auditoriem ir arī pienākums pārbaudīt operācijas, kas

veiktas saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem, un ka šīs

operācijas ir veiktas ar pienācīgu iedarbīgumu un efektivitāti.

Audita izmaksas uzņemas Uzņemošais Dalībnieks. Ikviens Dalībnieks

var atsevišķi no iepriekšminētajām vienošanām neatkarīgi veikt

BALTDEFCOL auditu. Izmaksas sedz šis Dalībnieks. BALTDEFCOL

nodrošina nepieciešamo informāciju šādai nacionālajai

revīzijai.

(2) Uzņemošais Dalībnieks sniedz

atbalstu auditā (starptautiskie auditori), ja to pieprasa

BALTDEFCOL.

Latvijas Republikas Aizsardzības

ministrijas, Igaunijas Republikas

Aizsardzības ministrijas un Lietuvas Republikas Nacionālās

aizsardzības ministrijas saprašanās memoranda par Baltijas

aizsardzības koledžas

darbību, pārvaldīšanu un finansēšanu

E PIELIKUMS

BALTIJAS

DALĪBNIEKU PIENĀKUMI UN UZŅEMOŠĀS VALSTS ATBALSTS

1. Mērķis

Šis pielikums satur Uzņemošā

dalībnieka (Igaunijas Republikas Aizsardzības ministrija)

atbildības detaļas un Baltijas Dalībnieku pienākumus sniegt

Uzņemošās valsts atbalstu BALTDEFCOL.

2. Principi

a. Uzņemošā Dalībnieka atbalsts un

Uzņemošās valsts atbalsts tiek sniegts saskaņā ar šo

pielikumu.

b. Saprašanās memorandā un šajā

pielikumā izklāstītās vienošanās neietver nekāda veida palīdzību

BALTDEFCOL personāla (studentu un personālsastāva)

apgādājamajiem, jo šis atbalsts tiek uzskatīts par individuālo

atbildību.

3. Ēkas,

infrastruktūra un aprīkojums

a. Ēkas un infrastruktūra:

Uzņemošais Dalībnieks bez maksas nodrošina telpas BALTDEFCOL

Kaitseväë Ühendatud Õppeasurused (Igaunijas Nacionālā

aizsardzības koledžas) rietumu spārnā, Riia 12, Tartu, līdz

mirklim, kad pieeja tām tiek atsaukta. Uzņemošais Dalībnieks

saglabā īpašumtiesības uz šīm telpām (ēkām un pastāvīgu

armatūru). Telpas tiks uzskaitītas Ilgtermiņa attīstības

plānā.

Lai regulētu speciālus pasākumus

un svinības, BALTDEFCOL papildus var izmantot Galveno zāli (Riia

12) pēc tādiem pašiem noteikumiem, kā tiek izmantotas iepriekš

minētās ēkas. Pieeja Galvenās zāles lietošanai tiek koordinēta

starp BALTDEFCOL un Igaunijas Nacionālo aizsardzības koledžu.

BALTDEFCOL pārvietošanas gadījuma,

ko iniciē Uzņemošais Dalībnieks, visus pārvietošanas izdevumus,

izņemot personāla izdevumus, sedz Uzņemošais Dalībnieks.

b. Autostāvvietas: vienīgi

BALTDEFCOL lietošanai ir pieejamas četras (4) autostāvvietas Riia

ielā 12 ēkas priekšā. Vēl papildus ir pieejamas trīsdesmit (30)

autostāvvietas Igaunijas Nacionālās aizsardzības koledžas

pagalmā.

c. Ēšanas telpas:

BALTDEFCOL personālam ir garantēta pieeja kafejnīcai, kas atrodas

Riia ielā 12 Igaunijas Nacionālajā aizsardzības koledžā.

d. Telpu pārvaldīšana un

izmantošana: Uzņemošais Dalībnieks ir atbildīgs par ēku

pārvaldīšanu un, atbilstoši iepriekš izklāstītajam, par pastāvīgo

armatūru izmantošanas pieejamību BALTDEFCOL. Uzņemošais

Dalībnieks bez maksas nodrošina fiksēto ēku iekšējo un ārējo

aprīkojumu. Pēc BALTDEFCOL lūguma Uzņemošais Dalībnieks pieņem

lēmumu par nepieciešamību ierīkot iekšējo un ārējo

aprīkojumu.

e. Ēku pārveidošana,

paplašināšana vai papildināšana: Pēc Uzņemošā Dalībnieka

apstiprinājuma, BALTDEFCOL koordinācijas grupa piedāvā pārveidot,

paplašināt vai papildināt ēkas, kuras Uzņemošais Dalībnieks ir

nodevis pieejamas BALTDEFCOL.

f. Aprīkojums: BALTDEFCOL

vai Dalībnieku aprīkojums, kurš ir pieejams BALTDEFCOL, tiek

ierakstīts BALTDEFCOL Aprīkojuma tabulā. Aprīkojums, kuru

piešķīris kāds no Dalībniekiem, paliek tās valsts īpašumā.

BALTDEFCOL saskaņā ar Ministru

komitejas budžeta apstiprinājumu nodrošina papildu aprīkojumu.

Nepieciešamība pārveidot, papildināt vai aizvietot BALTDEFCOL

īpašumā esošo vai Dalībnieku piešķirto aprīkojumu tiek izklāstīta

un iekļauta Ilgtermiņa attīstības plānā.

4. Uzņemošā

Dalībnieka nodrošinātā apgādes piegāde un pakalpojumi

a. Elektrība, apkure un

ūdens: Uzņemošais dalībnieks (caur Igaunijas Nacionālo

aizsardzības koledžu) bez maksas sadala un nodrošina elektrību,

apkuri un ūdeni.

b. Personāla transporta

līdzekļi: Uzņemošais Dalībnieks bez maksas nodrošina

pieejamību tādam personāla transporta līdzekļu (automašīnas un

minibusi) skaitam, par kādu vienojušies Ilgtermiņa attīstības

plāna. Tas neietver degvielas nodrošināšanu un apmaksāšanu.

c. Cita veida

transportēšana: BALTDEFCOL nodrošina ar tā pasākumiem

saistītu transportēšanu. Transportēšana saistībā ar mācībām, kas

tiek rīkotas atbilstoši pasākumu plānam, tiek nodrošināta saskaņā

ar šī pielikuma 8.punktu

d. Uzkopšana: Telpu, kas

uzskaitītas Ilgtermiņa attīstības plānā, uzkopšanu bez maksas

nodrošina Uzņemošais Dalībnieks (ar Igaunijas Nacionālās

aizsardzības koledžas starpniecību).

e. Atkritumu savākšana:

Uzņemošais Dalībnieks (ar Igaunijas Nacionālās aizsardzības

koledžas starpniecību) bez maksas nodrošina atkritumu

savākšanu.

f. Pirmā palīdzība:

Uzņemošais Dalībnieks (ar Igaunijas Nacionālās aizsardzības

koledžas starpniecību) bez maksas nodrošina pirmo palīdzību

BALTDEFCOL personālam un studentiem.

g. Drošība: Apsardzi un

telpu fizisko drošību (signalizācijas sistēmu) Uzņemošais

Dalībnieks (ar Igaunijas Nacionālās aizsardzības koledžas

starpniecību) nodrošina bez maksas.

5.

Apdrošināšana

Uzņemošais Dalībnieks apdrošina

piešķirtās telpas. BALTDEFCOL ir atbildīgs par piederošā vai

BALTDEFCOL izmantotā aprīkojuma apdrošināšanu.

6.

Komunikācijas

Uzņemošais Dalībnieks ar Igaunijas

Nacionālo aizsardzības koledžas starpniecību nodrošina ar

telefonu līnijām. BALTDEFCOL apmaksā abonēšanas, telefonu, faksu

u.c. izmaksas, kā arī telefonu līniju (zvanu) izmantošanu.

7. Studentu

apmešanas vieta

a. Dalībnieku studentiem uz

izdevumu atlīdzināšanas pamata tiek piedāvāta apmešanās studentu

apmešanās ēkās, kurās pieejams līdz 58 vietām. Ja BALTDEFCOL

nepieciešamas vairāk apmešanās vietas, tad jāizmanto privātas

apmešanās vietas. Ja tas ir nepieciešams BALTDEFCOL, Uzņemošais

Dalībnieks palīdz BALTDEFCOL atrast piemērotas privātas apmešanās

vietas.

b. Uzņemošais Dalībnieks ir

atbildīgs par iepriekšminēto studentu apmešanās vietu, to

pastāvīgā aprīkojuma un aprīkojuma pārvaldīšanu un

izmantošanu.

c. Īres nosacījumi un pakalpojumi,

kurus nodrošina studentu apmešanās vietās, tiek izklāstīti

informācijā, kuru Uzņemošais Dalībnieks sniedz par šīm

telpām.

8. Dalībnieku

Uzņemošās valsts atbalsts BALTDEFCOL

Studiju ceļojumu un līdzīgu

pasākumu laikā, kas tiek rīkoti ārpus Tartu, bet Dalībnieku

teritorijas ietvaros, un saskaņā ar Aktivitāšu plānu Dalībnieki

kā Uzņemošās valstis sniedz sekojošu atbalstu. Uzņemošās valsts

atbalsts studentiem un personālam tiek sniegts saskaņā ar ēku

standartiem abiem - studentiem un personālam:

a. Apmešanās:

Apmešanās Uzņemošās valsts

militārajās telpās tiek sniegta bez maksas. Tas neiekļauj papildu

pakalpojumus un veļas mazgāšanas pakalpojumus.

b. Ēdināšana:

Pieeja kafejnīcai, ēdnīcai,

ēdamtelpām utt., kur noteiktajās stundās ir pieejams ēdiens.

c. Pieeja sanāksmju un mācību

telpām:

Pieeja sanāksmju un mācību telpām,

kur tās telpas atrodas, pēc pieprasījuma tiek nodrošinātas bez

maksas.

d. Transportēšana:

BALTDEFCOL nodrošina paši savu

transportēšanu no Tartu līdz pasākumu vietai vienā no Uzņemošajām

valstīm. Pēc tam transportēšana ārpus BALTDEFCOL transporta

līdzekļu pieejas un saskaņā ar apstiprinātajiem Ikgadējiem

pasākumu plāniem ir Uzņemošās valsts atbildība.

e. Medicīniskās telpas:

Saskaņā ar vienošanām starp

BALTDEFCOL un Dalībnieku Aizsardzības (Bruņotajiem) spēkiem,

militārās medicīnas telpas saskaņā ar iepriekšējām vienošanām

tiek nodotas bez maksas BALTDEFCOL, atbilstoši Pasākumu plānu

rīkoto lauku mācību laikā.

MEMORANDUM

OF UNDERSTANDING BETWEEN

THE MINISTRY OF DEFENCE OF THE REPUBLIC OF ESTONIA, THE MINISTRV

OF DEFENCE OF THE REPUBLIC OF LATVIA AND THE MINISTRY OF NATIONAL

DEFENCE OF THE REPUBLIC OF LITHUANIA CONCERNING THE OPERATION,

ADMINISTRATION AND FUNDING OF THE BALTIC DEFENCE

COLLEGE

LIST OF

CONTENTS

Section l

Introduction

Section 2

Definitions

Section 3

Organisation and administration

of BALTDEFCOL

Section 4

Planning and conduct of

BALTDEFCOL activities

Section 5

Educational plans and course

vacancies

Section 6

Student selection and premature

departure from courses

Section 7

Manning

Section 8

Responsibilities of the

Commandant and the Management and Directing Staff

Section 9

Status of BALTDEFCOL and its

personnel

Section 10

Language

Section 11

Infrastructure, accommodation,

equipment, host nation and hosting participant support

Section 12

Financial and accounting

provisions

Section13

Security of information and

visits

Section 14

Final provisions

LIST OF

ANNEXES

A.

Terms of Reference for

BALTDEFCOL Ministerial Committee and Military Committee

B.

Terms of Reference for

BALTDEFCOL Co-ordination Group

C.

Terms of Reference for

BALTDEFCOL Commandant

D.

Financial, Accounting and

Auditing

Procedures

E.

Responsibilities of the Baltic

Participants, including Host Nation Support

Section l

INTRODUCTION

1.1. As authorised by the

Agreement between the Government of the Republic of Estonia, the

Government of the Republic of Latvia and the Government of the

Republic of Lithuania concerning the Baltic Defence College,

signed in Brussels on June the 12l, 1998, hereinafter

referred to as the Agreement, the Ministry of Defence of the

Republic of Estonia, the Ministry of Defence of the Republic of

Latvia and the Ministry of National Defence of the Republic of

Lithuania, have reached the following understanding concerning

the operation, administration and funding of the Baltic Defence

College.

1.2. The purpose of this

Memorandum of Understanding (MOU) is to establish policies,

procedures and arrangements between the Participants for their

mutual support to the establishment, operation and funding of the

Baltic Defence College.

1.3. The provisions of this MOU do

not intend to conflict with the national laws of the

Participants, or with international law. If conflicts arise the

interested States and authorities will be notified and

international law, the current international agreements or

national laws of the Participants will prevail.

l.4. Annexes A to E complete the

provisions of this MOU, which are integral parts of the MOU.

Section 2

DEFINITIONS

2.1. "Baltic Defence

College" (BALTDEFCOL) means the institution hereafter

operated, administered and funded in accordance with this MOU,

established by the Agreement and in the support period, operated

in accordance with the Memorandum of Understanding between the

Minister of Defence of the Republic of Estonia, the Ministry of

Defence of the Republic of Latvia, represented by the Minister of

Defence of the Republic of Latvia, the Minister of National

Defence of the Republic of Lithuania, and the Minister of Defence

of the Kingdom of Denmark, the Minister of Defence of the

Republic of Finland, the Minister of Defence of the Federal

Republic of Germany, The Minister of Defence of the Kingdom of

the Netherlands, the Minister of Defence of the Kingdom of

Norway, the Minister of National Defence of the Republic of

Poland, the Minister of Defence of the Kingdom of Sweden, and the

Secretary of State for Defence of the United Kingdom of Great

Britain and Northern Ireland concerning the Co-operation in the

Establishment, Operation, Administration and Initial Funding and

Secondment of Staff to a Baltic Defence College in the Republic

of Estonia, signed in Brussels on the 12th of June

1998, and in the following referred to as MOU concerning support

to BALTDEFCOL.

2.2. "Participants" means

the Ministry of Defence of the Republic of Estonia, the Ministry

of Defence of the Republic of Latvia and the Ministry of National

Defence of the Republic of Lithuania.

2.3. "Seconding States"

means those states other than the Participants, which support

BALTDEFCOL by secondment of staff, as guided by separate

co-operation agreements.

2.4. "Baltic Management

Group" (BMG) means the forum established in the meeting of

the Ministers of Defence of Estonia, Latvia and Lithuania on 7

May 1999 with the purpose of managing the Baltic military

co-operation projects, as described in its Terms of

Reference.

2.5. "Hosting Participant"

means the Ministry of Defence of the Republic of Estonia.

2.6. "Hosting Participant

Support" means the support rendered by the Hosting

Participant.

2.7. "Host Nation" means

the Participant, on whose territory BALTDEFCOL activities are

conducted.

2.8. "Host Nation Support"

means the support rendered to BALTDEFCOL by the Host Nation in

accordance with this MOU.

2.9. "Management Staff"

member means the residing BALTDEFCOL staff that has been seconded

by a Participant or a Seconding State and whose main function is

the general management of BALTDEFCOL. The Management Staff

consists of the Commandant, the Course Director, the Chief of

Staff, the Dean, and the College Sergeant Major.

2.10. "Directing Staff"

member means the residing BALTDEFCOL staff that has been seconded

by a Participant or a Seconding State or hired on contract with

BALTDEFCOL and whose main function is teaching and tutoring

BALTDEFCOL students.

2.11. "Support Staff"

member means the residing BALTDEFCOL staff that is employed on

contract with BALTDEFCOL or seconded by the Hosting Participant

to give practical support to BALTDEFCOL and its activities.

Section 3

ORGANISATION AND ADMINISTRATION OF BALTDEFCOL

3.1. To direct, supervise and

audit BALTDEFCOL activities, the Participants agree to set

up:

a) A Ministerial Committee (MC)

consisting of the Ministers of (National) Defence or their

designated representatives;

b) A Military Committee (MilC)

consisting of Chiefs of Defence of the Participants or their

designated representatives.

Tasks and procedures of MC and

MilC are elaborated in Annex A.

3.2. The BMG acts in support of

MC, and performs management, planning and administration in

accordance with its Terms of Reference.

3.3. To facilitate close

co-operation in the area of BALTDEFCOL courses, student

administration and activities, the Participants have established

the BALTDEFCOL Co-ordination Group. The Terms of Reference of

BALTDEFCOL Co-ordination Group (BCG) are set out in Annex B.

Seconding States are invited to be

represented in BCG as observers.

3.4. Educational and

administrative standards at BALTDEFCOL will be evaluated

annually.

Section 4

PLANNING AND CONDUCT OF BALTDEFCOL ACTIVITIES

4.1. BALTDEFCOL Annual Activity

Plan means the outline of BALTDEFCOL events and activities, to be

developed and approved annually in accordance with Annexes A and

B, and forming the basis for BALTDEFCOL Budget estimate and the

budgeting of the Participants. The Annual Activity Plan will

describe the maximum number of students in the different courses,

include a list of the activities to be held either in the

territories of the Participants or abroad as well as describe the

resulting required level of support.

4.2. BALTDEFCOL Long Term

Development Plan means the plan to be developed and approved in

accordance with Annexes A and B, for the development and

operation of BALTDEFCOL. It covers as a minimum the outline

annual activity plans, an outline of BALTDEFCOL Budgets as well

as secondment of personnel for Management and Directing Staffs

for the next five years. The plan is rolled and updated

annually.

The Commandant recruits

budget-paid Support and civilian Directing Staff according to the

procedure established in Section 7.3.

4.3. BALTDEFCOL White Book means

the annual report developed by the Commandant in accordance with

his/her Terms of Reference and submitted to MC, covering all

BALTDEFCOL activities within the last calendar year as well as

proposals for development and improvement of BALTDEFCOL and its

activities.

4.4. The activities of BALTDEFCOL

courses will normally take place at the location of BALTDEFCOL.

Training outside BALTDEFCOL location will be conducted in

accordance with the Annual Activity Plan as planned distributed

learning phases of the courses or bilateral students exchange

programmes as described in the annual budgets.

4.5. BALTDEFCOL will obtain

appropriate approval in advance from either of the Participants

before conducting or directing activities in connection to the

co-operation within BALTDEFCOL on the territory of the

Participants concerned.

Section 5

EDUCATIONAL PLANS AND COURSE VACANCIES

5.1. The purpose of BALTDEFCOL is

to educate and further the personal and professional development

of the personnel of the Participants as well as participate in

the enhancement of academic studies in selected, relevant fields

- all in close interplay with the Military (National Defence)

Academies of the three states.

5.2. As its core function

BALTDEFCOL will each year conduct a Joint Command and General

Staff Course. The length of the course will be proposed for

approval in the Annual Activity Plans. BCG must approve changes

of the curriculum of the course.

The general aim of the Joint

Command and General Staff Course is to qualify the students to

serve in policy-making and long term planning staff officer

positions in the national main staffs and Ministries of

(National) Defence as appropriate as well as in NATO staffs or

other international staffs that work according to NATO procedures

and formats. The course will prepare the students for later

command of formations at infantry brigade and military region

level. The specific aim will be adjusted as decided by the

MilC.

5.3. Secondarily, in support of

its core function and subject to the attendance of an adequate

number of students, BALTDEFCOL will each year conduct a Civil

Servants Course and a Higher Command Studies Course or a Colonels

Course unless otherwise agreed in the Long Term Development Plan.

The specific aim of Joint Command and General Staff Course and

Higher Command Studies Course/Colonels Course will be adjusted as

decided by the MilC. Other courses and activities may be

conducted if so agreed in the Long Term Development Plan.

5.4. Course vacancies, agreed by

the Participants, are in principle distributed between the

Participants on the basis of 1/3 to each. In case a Participant

finds it impossible to send the agreed number of students, the

vacant place will be offered to the other Participants through

BCG.

Courses should, in principle, have

students from more than one Participant. If only one of the

Participants sends students to a course, the further conduct of

that course will be subject to recommendation of MilC and

decision of MC.

5.5. Courses at BALTDEFCOL will be

open to students from other states, subject to prior approval of

the Participants. The Hosting Participant will conclude all

necessary administrative arrangements, reflecting, inter

alia, the status of the personnel, fees and costs to be paid,

as well as accommodation and facilities to be provided. In case

an administrative arrangement affects the relationship between

any other Participant and any other State, the arrangement will

be referred to that Participant for approval.

Section 6

STUDENT SELECTION AND PREMATURE DEPARTURE FROM COURSES

6.1. The selection of the students

is a national responsibility of the Participants. The criteria

for selection and preparation of the students are co-ordinate by

BCG.

6.2. The Commandant develops the

criteria and procedures for return of students to their own

forces or structures during a course and submits it for BCG

approval. Procedures will always include a close consultation

with the Participant concerned and the respective National

Representative.

Section 7

MANNING

7.1. The Management and Directing

Staff posts to be manned at BALTDEFCOL by the Participants will

be identified in the Long Term Development Plan. The Participants

are responsible for timely and adequate preparation, posting and

rotation of their personnel.

7.2. In accordance with the

Agreement, Article IV, a Commandant heads BALTDEFCOL. The

responsibilities of the Commandant are laid down in Section 8 of

this MOU and in the Terms of Reference set out in Annex C. The

post of Commandant will, unless otherwise agreed, rotate among

the Participants. The procedures for appointment and rotation

period are laid down in Annexes A and C.

7.3. The Commandant is authorised

to hire Support Staff and civilian Directing Staff members within

the framework of the approved annual BALTDEFCOL Budget. A manning

table is submitted as an enclosure to the draft BALTDEFCOL

Budget.

Section 8

RESPONSIBILITIES OF THE COMMANDANT AND THE MANAGEMENT AND

DIRECTING STAFF

8.1 The Commandant is via the MilC

responsible to the MC. The Commandant's national responsibilities

are limited to a national instruction that will be approved by

the MilC and MC. The Commandant's responsibilities related to the

BALTDEFCOL Support, and Management and Directing staffs are

specified in the Terms of Reference as laid down in Annex C.

8.2. The BALTDEFCOL Management and

Directing Staff is responsible to the Commandant for the detailed

planning and running of BALTDEFCOL courses according to the

curricula approved by BCG and as directed by the Commandant.

a) A Course Director who, at the

same time, is Deputy Commandant of BALTDEFCOL heads the Directing

Staff, assisted by the Dean in relation to the civilian academic

Directing Staff members.

b) A Chief of Staff heads the

Support Staff.

c) The College Sergeant Major is

the main assistant of the Course Director in the management of

the courses.

8.3. All personnel assigned to

BALTDEFCOL by the Participants will work under the supervision of

the Commandant. The Commandant will give directions to all

military personnel, appointed as staff or students or otherwise

to BALTDEFCOL, as far as the operation of BALTDEFCOL, military

orderliness within BALTDEFCOL and its training activities are

concerned (see Annex C). Recruited civilian Support and Directing

Staff working in BALTDEFCOL will come under the general

supervision of the Commandant.

8.4. The Participants will appoint

a National Representative, through whom administrative and

disciplinary authority over the respective personnel will be

exercised. Before initiating any disciplinary action against any

staff member or student, the Commandant will be consulted.

8.5. The Course Director and other

Directing Staff members will have the authority to issue

instructions on professional matters to the students.

Section 9

STATUS OF BALTDEFCOL AND ITS PERSONNEL

The status of BALTDEFCOL and its

personnel is laid down in the "Protocol between the Government of

the Republic of Estonia, the Government of the Republic of Latvia

and the Government of the Republic of Lithuania concerning the

status of BALTDEFCOL and its personnel", signed on 14 June

1999.

Section 10

LANGUAGE

The English language is the

working language of BALTDEFCOL, and will be used in teaching at

BALTDEFCOL, except if so agreed for teaching of national

subjects.

Section 11

INFRASTRUCTURE, ACCOMMODATION, EQUIPMENT, HOST NATION AND HOSTING

PARTICIPANT SUPPORT

11.1 The Hosting Participant will

make the facilities outlined in Annex E available to BALTDEFCOL,

until their availability is revoked.

11.2. BALTDEFCOL will, if

requested, assist in finding appropriate accommodation for staff,

seconded to BALTDEFCOL as well as accommodation for accompanied

students and students from non-Participants where the agreements

with the Hosting Participant do not include accommodation in the

dedicated student's accommodation buildings.

11.3. The Hosting Participant will

make accommodation in the dedicated student accommodation

buildings (see Annex E) available for Participant students.

Subject to separate arrangements and availability accommodation

can be offered on the same terms to unaccompanied students from

Seconding States. The student accommodation is described in Annex

E. The cost of the accommodation for the coming year will be

proposed by the Hosting Participant as part of the annual

budgeting procedure.

11.4. Seconded staff, visiting

lecturers and students will be ensured access to messing

facilities. The costs of messing will be borne in accordance with

Annex E.

11.5. When outside BALTDEFCOL

location according to the Annual Activity Plan, but on the

territory of a Participant, the Participant acting as Host Nation

will, on request from BALTDEFCOL, make support available in

accordance with Annex E. BALTDEFCOL will, not later than 30 days

prior to the start of activities agreed in the Activity Plan,

notify the involved Host Nation about the specific and detailed

need for support, including the requirements for border

crossing.

11.6. Further support deemed

necessary by the Commandant, and agreed in the MC, will be

provided by either of the Participants and calculated in

accordance with Section 13.

Section 12

FINANCIAL AND ACCOUNTING PROVISIONS

12.1. The overall management of

BALTDEFCOL includes annual planning, budgeting, accounting,

reporting and auditing. The budget is intended to meet BALTDEFCOL

operational, educational and administrative costs as well as

reinvestment in BALTDEFCOL owned equipment. Detailed provisions

are laid down in Annex D.

12.2. BALTDEFCOL will maintain a

balanced budget. The MC and MilC will be kept fully informed of

the financial standing of BALTDEFCOL.

12.3. The costs incurred for

personnel provided by Participants, and students from

Participants to BALTDEFCOL will be borne by the respective

Participant. This includes costs of salaries, accommodation and

of travels to and from BALTDEFCOL, including allowances.

12.4. BALTDEFCOL operational costs

and the costs of carrying out the Joint Command and General Staff

Course, as laid out in the approved annual Budget will as

principle and unless otherwise determined by MC be shared among

the Participants by 1/3, without regard to whether or not a

Participant fails to fill its allocated course vacancies or if a

student leaves the course early, and if such course vacancies are

not filled subsequently.

The costs of carrying out other

courses will, unless otherwise decided by the participants, be

borne by those of the Participants that take part or otherwise

support the specific activity. The cost-sharing key will be set

out in BALTDEFCOL Budget.

12.5. If costs arise as a result

of claims, contractual as well as non-contractual (unless such

claims are covered by applicable Status of Forces Agreements),

the Participants will immediately enter into consultation.

12.6. Based on the Commandant's

recommendation, BCG will decide the costs and conditions for

non-Participant students in each case.

12.7. If equivalent operating

costs, linked to the course activities and not connected to the

administration and operation of BALTDEFCOL, are identified, the

Participants will enter into consultations. Supplementary funding

of costs beyond the approved budget will be considered only in

extraordinary circumstances and with the prior approval of MC.

Contracts, etc with significant financial consequences not

explicitly addressed in the budget will be submitted to MC for

approval.

12.8. The Hosting Participant is

responsible for the administration and utilisation of the

buildings and permanent fixtures made available to BALTDEFCOL, as

set out in Annex E. The Hosting Participant will, free of charge,

provide maintenance of fixed buildings.

12.9. The provisions concerning

BALTDEFCOL budget cycle, approval, conclusion and audit of the

budget, payments, and administration of assets are determined in

Annex D.

12.10. BALTDEFCOL establishes and

revises as necessary its own Internal Accounting Regulations, in

accordance with the requirements stipulated by Estonian law.

Estonian rules on bookkeeping and reporting in the public sector

are applied directly or incorporated.

BALTDEFCOL provides the Hosting

Participant with a copy of the regulations and informs at all

times on revisions. The other Participants will be equally

provided with copies and updates upon request.

Section 13

SECURITY OF INFORMATION AND VISITS

13.1. All classified information

exchanged or generated in connection with this MOU will be used,

transmitted, stored, handled and safeguarded in accordance with

international agreements in force and regulations of the Hosting

Participant. All classified information generated at BALTDEFCOL

will be considered as classified information generated by the

Hosting Participant. Classified information will be protected at

BALTDEFCOL pursuant to the national laws of the Hosting

Participant and the following provisions.

13.2. BALTDEFCOL will ensure that

access to classified information is limited to those persons

(students, staffs and visitors) who possess requisite certified

security clearances rendered by a competent security authority of

the state to which the person belongs (nationality/citizenship).

Access to classified information will be rendered on a

need-to-know basis only, and no individual will be granted access

to classified information solely by virtue of appointment, rank

or security clearance.

13.3. BALTDEFCOL will, in

co-ordination with the Hosting Participant, develop the

guidelines on internal security, exchange of classified

information, security clearance and visits.

Section 14

FINAL PROVISIONS

14.1. The MOU will come into

effect on January lst, 2004.

14.2. The MOU will remain in

effect for an unlimited period of time. In case the Agreement is

terminated, this MOU will cease to be in force.

14.3. The Participants may amend

this MOU at any time by mutual consent; such amendments will be

in writing.

14.4. Any Participant may withdraw

from the MOU by giving 6 months' notice in writing to the other

Participants. If one of the Participants withdraws from the MOU,

the Participants will initiate immediate negotiations in order to

solve any issues related to the withdrawal.

14.5. The MOU may be terminated by

unanimous decision of the Participants. If the Participants

decide to terminate the MOU, the Participants will initiate

immediate negotiations in order to solve any issues related to

the termination.

14.6. All disputes between the

Participants, related to the interpretation or application of

this MOU will be settled by negotiation.

Signed in l (one) original, in the

Estonian, Latvian, Lithuanian and English language, in Tallinn on

December 12th, 2003, all being equally authentic. In

case of different interpretation the English version will

prevail. The original MOU will be held by the Ministry of Defence

of the Republic of Estonia, which will transmit a certified copy

to the Participants.

Minister of Defence of the

Republic

of Estonia

Minister of Defence of the

Republic

of Latvia

Minister of National Defence

of the Republic of Lithuania

Annex A

to the Memorandum of Understanding between the Ministry of

Defence

of the Republic of Estonia, the Ministry of Defence of the

Republic of Latvia

and the Ministry of National Defence of the Republic of Lithuania

concerning

the Operation, Administration and Funding of the Baltic Defence

College

TERMS OF

REFERENCES FOR THE MINISTERIAL COMMITTEE

AND THE MILITARY COMMITTEE

1.

Representation

(1) The following applies to

representation in MC:

a) A Participant will be

represented by the Minister of (National) Defence. When necessary

Minister of (National) Defence may designate other representative

to act on his/her behalf. Each representative may be advised by

experts, who may take part in any discussions at MC;

b) Other states and authorities

invited by consensus among the representatives may become

observers to the meetings.

(2) The following applies to

representation in MilC:

a) A Participant will be

represented by the Chief of Defence (Commander of the Armed

Forces). When necessary the Chief of Defence (Commander of the

Armed Forces) may designate other representative to act on

his/her behalf. Each representative may be advised by experts,

who may take part in any discussions at MilC;

b) Other states and authorities

invited by consensus among the representatives may become

observers to the meetings.

2. Role and

tasks

(1) MCwill:

a) give political guidance and

make principal decisions on the development of

BALTDEFCOL1;

b) adopt no later than

lst of June the BALTDEFCOL Budget for the following

year;

c) approve no later than

lst of June each year the annually rolled BALTDEFCOL

Long Term Development Plan. This plan includes the Annual

Activity Plans, the linked Budget estimate and Long Term Manning

Plan (the Management and Directing Staffs positions to be

manned), covering as a minimum the following 5 calendar

years;

d) approve no later than

lst of June each year the annual BALTDEFCOL White

Book;

e) no later than lst of

June approve the annual Budget, and Auditing Reports;

f) review the Semi-Annual Budget

Report;

g) approve the Terms of Reference

for the Commandant;

h) adopt criteria to be met by

candidates for the post of Commandant on MilC recommendation;

i) review annually the progress of

BALTDEFCOL, including the report of the activities presented in

the annual BALTDEFCOL White Book;

j) approve of changes to

BALTDEFCOL seal and emblem;

k) appoint the Commandant;

l) resolve disputēs that occur in

MilC;

m) perform other tasks, as deemed

necessary.

(2) MilC will:

a) make recommendations on policy

and development of BALTDEFCOL to MC;

b) no later that lst of

April present to MC for approval the rolled BALTDEFCOL Long Term

Development Plan, (along with the Annual Activity Plans, the

linked Budget estimate and Long Term Manning Plan covering the

Management and Directing Staffs positions to be manned). The

submission will include MilC comments as well as the comments

made by the BALTDEFCOL Co-ordination Group;

c) review implementation of the

annual activities, and give input in these areas to the annual

BALTDEFCOL White Book;

d) no later than lst of

April submit BALTDEFCOL White Book as well as a MilC annual

report to MC;

e) no later than lst of

May submit the annual Budget, and Audit Reports to MC with

comments;

f) no later than 15th

of September submit the Semi-Annual Budget Report to MC with

comments;

g) develop and present to MC for

approval the Terms of Reference for the Commandant;

h) suggest criteria to be met by

candidates for the post of Commandant to MC;

i) interview candidates for the

position as Commandant and make recommendation for the

appointment to the MC no later than 12 months prior to the start

of the posting;

j) take responsibility for

execution of tasks as directed by MC;

k) present to MC for approval the

development of the BALTDEFCOL seal and emblem;

1) present issues of concern to

MC;

m) perform other tasks, as deemed

necessary.

3.

Procedures

(1) The Participant, who holds the

position of Lead Nation for BALTDEFCOL, holds the chairmanships

of MC and MilC.

(2) MC and MilC will,

respectively, determinē their own organisation and internai

rales, whilst abiding by the following general principles:

a) The Committees, respectivelv,

will meet at such intervāls as necessary to carry out its

responsibilities and as soon as possible in response to a

specific request by any of the representatives;

b) All decisions of the

Committees, respectively, will be agreed by consensus among the

representatives.

(3) To accomplish their tasks, MC

and MilC, respectively, may establish ad hoc working groups.

(4) MC Chairmanship is responsible

for:

a) Referring matters to MC for

decision in between the MC meetings, as necessary;

b) Recording of MC meetings.

(5) MilC Chairmanship is

responsible for:

a) Referring matters and

controversial issues to MC for decision.

b) Referring matters to MilC for

decision in between the MilC meetings, if necessary.

c) Recording of MilC meetings

4. Language

The working language of MC and

MilC is English.

5. Location of

the meetings

Hosting of MC and MilC meetings

will be rotated between the Participants. The Host Nation will be

responsible for preparation and conduct of MC and MilC

meetings.

6. Costs

Costs related to meetings of MC,

MilC or any working group, established in accordance with Section

3 of this Annex, will be covered in accordance with Paragraph l

of Article 3 of the Agreement between the Ministry of Defence of

the Republic of Latvia, the Ministry of Defence of the Republic

of Estonia and the Ministry of National Defence of the Republic

of Lithuania on co-operation in the fields of defence and

military relations, signed in Vilnius on February 27, 1995.

1 Thus including areas

outside the responsibility of the MilC

Annex B

to the Memorandum of Understanding between the Ministry of

Defence

of the Republic of Estonia, the Ministry of Defence of the

Republic of Latvia

and the Ministry of National Defence of the Republic of Lithuania

concerning

the Operation, Administration and Funding of the Baltic Defence

College

TERMS OF

REFERENCE OF BALTIC DEFENCE COLLEGE

CO-ORDINATION GROUP

1.

Representation

The following applies to

representation at BCG:

a) Participants nominate

representatives and experts in line with the national division of

responsibilities and the meeting agenda.

b) The Commandant participates in

BCG, without voting rights.

c) The Participants can invite

other states or institution to participate in the meetings as

observers without voting rights. Seconding States are born

observers.

2. Role and

tasks

The BCG refers to MC via MilC in

relation to all questions linked to management and development of

BALTDEFCOL and directly to MC in relation to bilateral support

issues. Its primary role is to review, evaluate, and support

BALTDEFCOL activities, use of resources and student

administration. It is responsible for supervising the

implementation of decisions as directed by MC, and for submitting

advice, analysis and assessments to BMG, when so required. As

such, the BCG will:

a) Approve the Education Plans of

BALTDEFCOL.

b) Approve the Course Evaluation

Criteria and System of BALTDEFCOL.

c) Approve the Students'

Evaluation Criteria and System of BALTDEFCOL.

d) Approve criteria and procedures

governing the return of students to their own forces/structures

during a course as proposed by the BALTDEFCOL Regulations.

e) Act as the forum for the

co-ordination of administrative matters related to

BALTDEFCOL.

f) Process the annual rolling of

the Long Term Development Plan, (along with the Annual Activity

Plans, the linked Budget estimate and Long Term Manning Plan

covering the Management and Directing Staffs positions to be

manned), proposed by the Commandant, and submit it no later than

lst of March to the MilC for further approval for the

further staffing and approval (via BMG).

g) Process the annual draft Budget

and submit comments no later than lst of March for the

further staffing and approval.

h) Process the Semi-Annual Budget

Report, and submit it no later than lst of September

to the MilC for information and further action (via BMG).

i) Process and submit comments on

the annual BALTDEFCOL White Book to the MilC no later than

lst of March for the further staffing and approval

(via BMG).

j) Process and submit comments

within two months of having received the documents on the annual

Budget Report and on Budget and Auditing Reports for the further

staffing and approval.

k) Be the forum for distribution

of the information about course vacancies between the

Participants, as set out in the MOU, and to non-Participants when

so decided by the Participants.

l) Monitor and comment on the

employment of graduates.

m) Monitor and assist in the

harmonisation of the student selection criteria and entry levels

of the students of the Participants.

n) Conduct the initial analysis of

the proposed candidates for the post of Commandant profiles and

forward the findings and recommendations to the MilC no later

than 14 months prior to the start of the posting.

o) Carry out any other task, as

assigned by the MC, MilC or BMG.

p) Co-ordinate proposals for the

development of the curricula, common use of teachers and the

enhancement of academic studies between the BALTDEFCOL and the

three Military Academies in Estonia (Estonian National Defence

College), Latvia (Latvian National Defence Academy) and Lithuania

(Lithuanian Military Academy).

3.

Procedures

(1) The Participant, who holds the

position of Lead Nation for BALTDEFCOL, holds the chairmanships

of MC and MilC as well as of BCG.

(2) BCG will determine its own

organisation and internal rules, whilst abiding by the following

general principles:

a) BCG will meet at such intervals

as necessary to carry out its responsibilities and as soon as

possible in response to a specific request by any of the

representatives, or by the Commandant; the basic meeting

requirement being:

i. One meeting will always be held

in winter to process the annual White Book, the rolling of the

Long Term Development Plan, and next year's draft Budget.

ii. Another meeting will be held

in spring to process the annual Budget and Auditing Reports, any

changes in the Education Plans and Evaluation Systems in the

coming school year, and the distribution of places in coming

courses.

iii. A third meeting will be held

in autumn to process the reports about the just concluded courses

as well as provide input to the White Book, next years budgeting

and the rolling of Long Term Development Plan.

b) All decisions and

recommendations of BCG, will be agreed by consensus among the

Participant representatives.

(3) The Chairmanship is

responsible for:

a) Referring matters to BCG for

decision in between meetings, as necessary;

b) Recording of meetings;

c) Liaison with the Commandant on

all matters within these Terms of Reference;

d) Collecting reports from the

Participants authorities;

e) Updating a list of Point of

Contacts.

4. Language

The working language of BCG is

English.

5. Location of

the meetings

The autumn BCG meeting will be

held at BALTDEFCOL. Hosting of the other BCG meetings will be

rotated between the Participants. Host Nation is responsible for

the preparing and conducting of BCG meetings.

6. Costs

(1) Costs related to BCG meetings

or any working group, established in accordance with Section 3 of

this Annex, will be covered in accordance with Paragraph l of

Article 3 of the Agreement between the Ministry of Defence of the

Republic of Latvia, the Ministry of Defence of the Republic of

Estonia and the Ministry of National Defence of the Republic of

Lithuania on co-operation in the fields of defence and military

relations, signed in Vilnius on February 27, 1995.

(2) The costs related to the

participation of observers will be settled separately.

Annex C

to the Memorandum of Understanding between the Ministry of

Defence

of the Republic of Estonia, the Ministry of Defence of the

Republic of Latvia

and the Ministry of National Defence of the Republic of Lithuania

concerning

the Operation, Administration and Funding of the Baltic Defence

College

TERMS OF

REFERENCES FOR THE COMMANDANT

1.

Appointment

(1) Subject to criteria adopted by

MC, the Participants put forward candidates for the post of

Commandant. The candidates thereafter present themselves and

their programme for the further development of BALTDEFCOL to the

BCG. No later than 14 months prior to the start of the posting

period BCG reports its findings to the MilC. The appointment of

the Commandant is subject to approval of MC on recommendation of

the MilC, after a formal interview of the candidate(s) at a MilC

meeting no later than 12 months prior to his/her taking over the

position.

(2) The posting period of the

Commandant is three years with a possibility of extension for up

to three more years. Unless otherwise agreed in the MC, the

position of Commandant rotates between the Participants.

2. Tasks and

responsibilities

(1) The Commandant is responsible

to MC and MilC and - as such - to the BMG and BCG, for:

a) The quality of the courses and

activities conducted by BALTDEFCOL, as well as cost-effective

conduct and administration of courses, other activities and

facilities.

b) Contributing to the evaluation

of the educational standards and presenting further improvements

to the educational standards to BCG.

c) The hiring, administration and

development of civilian Support Staff in accordance with the

manning table, provided as an annex to the annual Budget.

d) The use of the seconded

Management and Directing Staff in a way that makes maximum use of

the background and abilities of each staff member.

e) Active participation in the

improvement and harmonisation of student entry levels by

arranging and chairing meetings with the relevant authorities of

the Participants.

f) The annual rolling of the Long

Term Development Plan (along with the Annual Activity Plans, the

linked Budget estimate and Long Term Manning Plan covering

Directing Staff positions), covering a period of - as a minimum -

the next five years. To be submitted no later than

31st of December each year for MC approval (to be

submitted via BCG, BMG and MilC).

g) The annual submission no later

than 31st of December of a report (White Book)

covering all BALTDEFCOL Activities within the last calendar year

as well as proposals for development and improvement of

BALTDEFCOL and its activities for MC approval (to be submitted

via BCG, and BMG and MilC).

h) The annual draft Budget for MC

approval (to be submitted via BCG, BMG and MilC linked to the

submission of the annually rolled Long Term Development Plan) no

later than lst of February.

i) The annual Budget Report to be

submitted to the Estonian State Auditors by 15th

February.

j) The annual Budget Report

together with the Auditing Report for MC (to be submitted via

BCG, BMG and MilC as soon as possible, and no later than early

April).

k) The Semi-Annual Budget Report

for MC (to be submitted to BCG, and subsequently to BMG and MilC

no later than 15th of August) for information and

further action.

l) Maintaining and presenting on

request detailed budgetary status,

m) Establishing, updating as

necessary and distributing BALTDEFCOL Internal Accounting

Regulations as set out in Section 12 of this MOU.

n) Referring any problems in the

educational, administrative and disciplinary field, which may

arise between BCG meetings, to the involved Participant(s) and/or

to the Chairman of BCG.

o) Referring disciplinary problems

to the Participant concerned, and, in matters of principle, to

BCG.

p) Referring issues in relation to

international support to the MC via the BMG.

q) Implementing decisions and

tasks made by MilC and MC, and co-operate duly with BMG and BCG

to this end.

(2) The Commandant is responsible

for leasing with the national institutions of the Participants

for military education as well as other common educational

projects of the Participants.

(3) The Commandant is responsible

for representing BALTDEFCOL and for external andinternal

co-ordination as follows:

a) The Commandant represents

BALTDEFCOL at BMG and BCG meetings, and as requested by MilC and

MC.

b) The Commandant is required to

conduct and chair monthly, formal co-operation meetings with

representatives of the Management, Directing and Support staffs

and the students.

c) The Commandant is obliged to

announce and co-ordinate BALTDEFCOL activities, when activities -

in accordance with the Annual Activity Plan - take place outside

the vicinity of Tartu.

3. Command

relations

(1) The Commandant's national

responsibilities will be laid down in a separate national

instruction.

(2) The Commandant gives

directions to all military personnel - staff, students or

otherwise appointed to BALTDEFCOL - as far as the operation of

BALTDEFCOL, the military orderliness within BALTDEFCOL and its

training activities are concerned.

(3) Civilian personnel hired by

BALTDEFCOL as well as any other personnel assigned to BALTDEFCOL

by the Participant; attending courses, acting as residential or

temporary staff, participating in exercises or other activities

organised and conducted by BALTDEFCOL, will come under the

Commandant's general supervision.

Annex D

to the Memorandum of Understanding between the Ministry of

Defence

of the Republic of Estonia, the Ministry of Defence of the

Republic of Latvia

and the Ministry of National Defence of the Republic of Lithuania

concerning

the Operation, Administration and Funding of the Baltic Defence

College

FINANCIAL,

ACCOUNTING AND AUDITING PROCEDURES

1. Purpose

(1) This Annex defines the annual

planning, budgeting, accounting, reporting and auditing

procedures necessary for the operation and support of

BALTDEFCOL.

2.

Principles

(1) The administrative and

financial management of B ALTDEFCOL will be carried out in

accordance with the following principles:

a) Budget: BALTDEFCOL will

maintain a balanced budget. BALTDEFCOL will monitor expenditure

against the approved budget and the activity and reinvestment

plan with an appropriate analysis.

b) Reporting: The Commandant will

ensure that the MC and MilC are kept fully informed of the

financial standing of BALTDEFCOL. If costs arise as a result of

claims, contractual as well as non-contractual (unless such

claims are covered by the Protocol), the Participants will

immediately enter into consultations.

c) Financial and accounting:

Accounts are established according to the legislation of the

Hosting Participant. Estonian rules on book-keeping and reporting

in the public sector are applied directly or incorporated in

BALTDEFCOL Internal Accounting Regulations.

d) Fiscal Year: The Fiscal Year

(FY) corresponds to the calendar year.

e) The School Year: The School

Year is from the lst of August to the 30th

of June the next year.

f) Currency: The currency used for

budget plans and estimates will be EUR.

g) Payments: Payments to

BALTDEFCOL are to be made in EUR.

h) Interest Revenue and

expenditure savings: Interest Revenue and expenditure savings are

ro Īle d over from one FY to the next and will be included in the

next FY budgetary estimates.

3. Budget

(1) The B ALTDEFCOL Budget is

developed, proposed and approved in accordance with Annex A. It

covers one fiscal year and contains the following elements:

a) BALTDEFCOL basic operating

costs for the year, including costs related to both hired and

seconded staff, general support costs and equipment maintenance

and repair.

b) BALTDEFCOL expenses related to

own courses and other approved activities.

c) Re-investment in fixed assets

(divided into IT Equipment, War Gaming Facilities, Audio-Visual

Equipment, Major Office Equipment and Furniture).

d) The budget will always include

annex showing the norm for the hiring of civilian staff for that

year.

(2) BALTDEFCOL Annual Activity

Plan means the outline of BALTDEFCOL events and activities, to be

developed and approved annually in accordance with Annex A, and

forming the basis for proposed BALTDEFCOL Budget and the

budgeting of the Participants.

a) The Annual Activity Plan will

describe the maximum number of students or course members and

their participation in agreed BALTDEFCOL activities. It will

include a list of the activities to be held either in the Baltic

states or outside the region as well as describe the resulting

required level of support.

b) In accordance with Annex A to

this MOU, the MC will adopt no later than lst of May

BALTDEFCOL Budget for the following FY.

(3) BALTDEFCOL Long Term

Development Plan, to be developed and approved in accordance with

Annex A, for the development and operation of BALTDEFCOL. The

plan is rolled and updated annually.

a) The Long Term Development Plan

covers as a minimum the next five years, with the outline annual

activity plans, an outline of BALTDEFCOL budget as well as the

requirement for secondment of personnel for Management and

Directing Staffs.

b) In accordance with Annex A to

this MOU, the MC will approve no later than l May each year the

annually rolled BALTDEFCOL Long Term Development Plan, including

the Annual Activity Plans, the linked Budget and Long Term

Manning Plan.

(4) Once approved by the MilC and

the MC, the Commandant is aumorised to execute the budget. MilC

and MC will be kept fully informed of the financial state of

BALTDEFCOL, and BALTDEFCOL will report to the Participants as

laid down in Paragraph 8 of this Annex.

(5) MC and MilC will be informed

of changes in BALTDEFCOL budget and its financial performance, as

well as changes in the approved activities. Supplementary funding

of costs beyond the approved budget will be considered only in

extraordinary circumstances and with the prior recommendation of

MilC and approval of MC.

(6) Contracts, which include the

undertaking of significant financial obligations and/or financial

liabilities, will be submitted via MilC to MC for approval.

4.

Financing

(1) BALTDEFCOL operational costs

and the costs of carrying out the Joint Command and General Staff

Course, as laid out in the approved Budget will as principle and

unless otherwise determined by MC be shared among the

Participants by 1/3, without regard to whether or not a

Participant fails to fill its allocated course vacancies or if a

student leaves the course early, and if such course vacancies are

not filled subsequently.

(2) The costs of carrying out

other courses will, unless otherwise decided by the Participants,

be borne by those of the Participants that take part or otherwise

support the specific activity. The cost-sharing key will be set

out in BALTDEFCOL Budget.

(3) The Hosting Participant will

cover the costs identified in Annex E.

(4) The costs incurred for

personnel provided by Participants, and students from

Participants to BALTDEFCOL will be borne by the respective

Participant. This includes costs of salaries, accommodation and

of travels to and from BALTDEFCOL as well as allowances during

duty travels according to the approved activity plans,

(5) Based on MilC recommendation,

the MC will decide the costs and conditions for non-Participant

students in each case, depending on the existence of bilateral

agreements with a Participant and on whether or not the student

is sent by a Seconding State.

5. Payments of

Assessments

(1) Call for payments:

a) Upon the annual approval of the

Budget, BALTDEFCOL Chief of Finance submits the calls to the

Participants for payments for the next FY.

b) Upon the decision to invite

non-Participants' students to join BALTDEFCOL courses, BALTDEFCOL

Chief of Finance submits the calls to the sending

non-Participants or the sponsoring state for payments.

(2) Payment of assessments:

a) 1/2 of the assessment related

to the approved Budget for the FY will be forwarded by each of

the Participants to BALTDEFCOL not later than 15th

January of the FY. The remaining 1/2 of the assessment related to

the approved Budget for the FY will be forwarded by each of the

Participants to BALTDEFCOL not later than lst of June

of the FY.

b) Assessments related to agreed

course fees and any other sponsored costs for non-Participant

students will be forwarded to BALTDEFCOL no later than

lst of July, one month prior to the start of the

School Year, for which the student is assigned.

c) All payments will be

transferred to a bank account duly designated by BALTDEFCOL.

Payments will be made free of charge of the beneficiary.

(3) BALTDEFCOL will immediately

bring any problem relating to a Participant's, non-Participant's

or sponsoring state's agreed payments to BALTDEFCOL activities to

the notice of the MC.

6. Financial

Accounting

(1) Financial and accounting

procedures: BALTDEFCOL establishes and revises as necessary its

own Internal Accounting Regulations, in accordance with the

requirements stipulated by Estonian law. Estonian rules on

book-keeping and reporting in the public sector are applied

directly or incorporated. BALTDEFCOL provides the Hosting

Participant with a copy of the regulations, the Hosting

Participant will be held updated at all times on revisions. The

other Participants will be equally provided with copies and

updates upon request.

(2) Assets:

a) The assets of BALTDEFCOL

consist of the funds transferred by the Participants, assets

donated by third parties to BALTDEFCOL or to either of the

Participants and subsequently transferred by the Participant to

BALTDEFCOL ownership, as well as assets, acquired as approved in

and funded through the Budget.

b) Either of the Participants may

make available assets for the use of BALTDEFCOL. The assets so

provided remain the assets of that Participant, and will not be

included in BALTDEFCOL accounts or assets. A Participant will not

withdraw assets from BALTDEFCOL without prior notice of the

BALTDEFCOL Co-ordination Group. Separate records will list

property so made available on loan.

c) Assets, owned or used by

BALTDEFCOL, will be recorded in inventory lists kept by

BALTDEFCOL. Inventory lists will include specification of

ownership of the assets.

d) Assets donated to or acquired

by BALTDEFCOL through the Budget or transferred by either of the

Participants to BALTDEFCOL ownership will be written off for

depreciation in accordance with BALTDEFCOL Internal Accounting

Regulations. Assets are replaced in accordance with the approved

Budget.

e) Fixed assets that have been

depreciated to no formal value, but are still usable, will be

used by BALTDEFCOL, as reserve equipment, in support of staff and

students as well as in support of part-time activities.

f) Any land, buildings or fixed

installations provided for the use of BALTDEFCOL by the Hosting

Participant without charge to BALTDEFCOL (other than a nominal

charge) and no longer required by BALTDEFCOL will be handed back

and dealt with under the arrangements set out in subparagraph g),

i., below.

g) If this MOU is terminated the

following procedures will apply, except in so far the

Participants decide otherwise:

i. Assets of the Participants will

be returned to the Participant, to whom it belongs. Any land,

buildings or fixed installations provided for the use of

BALTDEFCOL by the Hosting Participant without charge to

BALTDEFCOL (other than a nominal charge) will be handed back to

the Hosting Participant, and any increase or loss in the value of

the assets, so provided by the Hosting Participant, resulting

from its use by BALTDEFCOL, will be determined by the

Participants, taking into consideration applicable law of the

Hosting Participant, and distributed among the Participants in

the proportions in which they have contributed to BALTDEFCOL

budget.

ii. Fixed assets donated by third

parties to BALTDEFCOL or to either of the Participants for the

use of BALTDEFCOL will be distributed in accordance with the

documents of donation. In case no specific requirements are

governing the transfer, the equipment will be disposed of only

under arrangements approved by the Participants.

iii. Cash (including deposits in

bank accounts) will be shared proportionally by 1/3 to each of

the Participant.

iv. Assets funded through the

Budget will be disposed of only under arrangements approved by

the Participants and the proceeds will be distributed among or

credited to the Participants in the proportions in which they

have contributed to BALTDEFCOL Budget. The Hosting Participant

will have a prior right to acquire any immovable property so

disposed of in its territory provided that it offers terms no

less favourable than those offered by any third party.

(3) Bank accounts:

a) BALTDEFCOL Chief of Finance is

responsible for the establishment and management of all

BALTDEFCOL bank accounts. Transfers to and from, and withdrawals

from BALTDEFCOL bank accounts managed by the Chief of Finance,

are valid only if the transaction is authorised by two (2)

signatories (Chief of Finance and the Commandant or an officer

designated by the Commandant).

b) For the purpose of managing the

approved Budget, the Commandant may, upon specific MC approval,

be empowered to establish a credit bank account, with a credit

ceiling of 40 000 EUR. The draw on the credit bank account in a

FY may not at any time exceed the remaining payments to be made

by the Participants in accordance with the approved Budget for

that year.

7.

Reporting

(1) BALTDEFCOL will adhere to the

following cycle of reporting:

a) BALTDEFCOL Chief of Finance

submits monthly statements to the Commandant on the actual costs

for the past months of that FY and a revised estimate of the

costs to be incurred in the remains of that FY. Any of the

Participants can request to receive copies of the statements.

b) The Hosting Participant Senior

National Representative will provideBALTDEFCOL Chief of Finance

with monthly statements on the costs of the Hosting Participant

Support, which is agreed in Annex E to be reimbursed by

BALTDEFCOL.

c) The Commandant presents a

Semi-annual Budget Report to the MC, via MilC every

15th of August. The Report will consist of the actual

costs for the first six months of the current FY, a revised

estimate for the last six months of the current FY, an analysis

of the current FY expenditure against the budget estimate, with

explanations any adjusted budget estimate for the next and

following FYs.

d) The Commandant forwards an

Annual Budget Report to the MC, via MilC every 15th of

February at the same time as it is sent to the Hosting

Participant State Audit Office. The Report will consist of a

summary of the actual costs for previous FY and an analysis of

the past FY expenditure against the approved Budget, with

explanations of significant variances.

(2) BALTDEFCOL will provide any

additional statements as to its performance and

finances as requested by the Participants.

8. Auditing

(1) The performance and accounts

of BALTDEFCOL will be audited annually by The State Audit Office

of Hosting Participant, unless the Participants decide otherwise.

The auditing will be executed independently. The auditors will be

responsible for checking, in such manner as they deem most

appropriate, that expenditure is within the financial and

physical authorisation granted, and that management controls have

been properly applied. The auditors will also have the

responsibility to check that operations are carried out in

compliance with the regulations in force, and that operations are

performed with due respect to efficiency and effectiveness. The

auditing costs will be carried by the Hosting Participant. Any

Participant may, separately from the above arrangement,

independently audit BALTDEFCOL. The cost will be borne by that

Participant. BALTDEFCOL shall provide the necessary information

for such national auditing.

(2) The Hosting Participant will

render support on auditing (internal auditors) if so requested by

BALTDEFCOL.

Annex E

to the Memorandum of Understanding between the Ministry of

Defence

of the Republic of Estonia, the Ministry of Defence of the

Republic of Latvia

and the Ministry of National Defence of the Republic of Lithuania

concerning

the Operation, Administration and Funding of the Baltic Defence

College

RESPONSIBILITIES

OF THE BALTIC PARTICIPANTS AND HOST NATION SUPPORT

1. Purpose

This Annex records the details of

the responsibilities of the Hosting Participant (Ministry of

Defence of the Republic of Estonia), and the responsibilities of

the Baltic Participants to render Host Nation Support to

BALTDEFCOL.

2.

Principles

a. Hosting Participant Support and

Host Nation Support will be rendered in accordance with this

Annex.

b. The arrangements set out in the

MOU and in this Annex do not include any support to dependants of

the personnel (students and staff) at BALTDEFCOL, as this support

is regarded to be an individual responsibility.

3. Facilities,

infrastructure and equipment

a. Facilities and

infrastructure: The Hosting Participant will, free of charge,

provide facilities for BALTDEFCOL at the west wing of the

Kaitseväë Ühendatud Õppeasurused (Estonian National Defence

College), Riia 12, Tartu, until their availability is revoked.

The Hosting Participant will retain the ownership of these

facilities (buildings and permanent fixtures). The facilities

will be listed in the Long Term Development Plan.

In order to accommodate special

occasions and celebrations, BALTDEFCOL is, in addition, granted

the use of the Main Hall (Riia 12), on the same terms as applies

to the use of the facilities listed above. The access to the use

of the Main Hall is co-ordinated between BALTDEFCOL and the

Estonian National Defence College.

In case of a relocation of

BALTDEFCOL initiated by the Hosting Participant, relocation

costs, except personnel costs, will be borne by the Hosting

Participant.

b. Parking areas: Four (4)

parking slots are made available for the sole use of BALTDEFCOL

in front of Riia 12. Another thirty (30) parking slots are made

available in the yard of the Estonian National Defence

College.

c. Dining facilities:

Personnel at BALTDEFCOL is guaranteed access to the cafeteria

located at Riia 12, within the Estonian National Defence

College.

d. Administration and

utilisation of facilities: The Hosting Participant is

responsible for the administration and utilisation of the

buildings and permanent fixtures made available to BALTDEFCOL, as

set out above. The Hosting Participant provides free of charge

internal and external maintenance of fixed buildings. The need to

carry out internal and external maintenance will be decided by

the Hosting Participant, upon requests of BALTDEFCOL.

e. Modifications, extensions or

supplementation of facilities: Subject to the approval of the

Hosting Participant, BALTDEFCOL Co-ordination Group will suggest

measures to modify extend or supplement the facilities made

available to BALTDEFCOL by the Hosting Participant.

f. Equipment: Equipment,

owned by BALTDEFCOL or by the Participants and made available for

BALTDEFCOL, will be listed in BALTDEFCOL Table of Equipment.

Equipment made available by one of the Participants will remain

the property of that State.

BALTDEFCOL, subject to budgetary

approval of the Ministerial Committee will provide additional

equipment. The need to modify, supplement or replace the

equipment owned by BALTDEFCOL or made available by the

Participants will be set out and budgeted for in the Long Term

Development Plan.

4. Logistic

supplies and services, provided by the Hosting Participant

a. Electricity, heating and

water: Electricity, heating and water will be measured and

provided by the Hosting Participant (through the Estonian

National Defence College) free of charge.

b. Staff vehicles: The

Hosting Participant will free of charge make available as well as

maintain the number of staff vehicles (cars and minibuses) so

agreed in the Long Term Development Plan. This does not include

provision or payment for petrol.

c. Other transportation:

BALTDEFCOL will arrange transportation linked to its activities.

Transportation in connection to exercises conducted in accordance

with the Activity Plan will be provided in accordance with

paragraph 8 of this Annex.

d. Cleaning: Cleaning of

the facilities listed in Long Term Development Plan will be

provided by the Hosting Participant (through the Estonian

National Defence College) free of charge.

e. Waste disposal: Waste

disposal will be provided by the Hosting Participant (through the

Estonian National Defence College) free of charge.

f. First aid: First aid to

BALTDEFCOL staff and students will be provided by the Hosting

Participant (through the Estonian National Defence College) free

of charge.

g. Security: Guarding and

physical security (alarm systems) of the facilities made

available will be provided by the Hosting Participant (through

the Estonian National Defence College), free of charge.

5.

Insurance

The Hosting Participant will

insure the facilities made available. BALTDEFCOL is responsible

for insuring of equipment owned or used by BALTDEFCOL.

6.

Communications

The Hosting Participant - through

the Estonian National Defence College -provides telephone lines.

Costs of subscription, telephones, faxes, etc., and the use of

telephone lines (calls) will be paid by BALTDEFCOL.

7.

Accommodation of Students

a. Students from the Participants

will be offered accommodation on a reimbursement basis in the

student accommodation facilities, in which available up to 58

places. If BALTDEFCOL has a need for more accommodation, private

accommodation should be used. If so required by BALTDEFCOL, the

Hosting Participant will assist BALTDEFCOL in finding appropriate

private accommodation. Slot.

b. The Hosting Participant is

responsible for the administration and utilisation of the said

student accommodation facilities, its permanent fixtures and its

equipment.

c. The terms of rent and the

services to be provided at the student accommodation facilities

will be listed in the information to be issued by the Hosting

Participant concerning these facilities.

8. Host Nation

Support to BALTDEFCOL by the Participants

During study tours and similar

activities conducted outside Tartu, but within the territory of

the Participants, and in accordance with the Activity Plan, the

Participants will render the following support as Host Nations.

The Host Nation Support will be rendered within the standards of

the facility visited, towards both students and staff:

a. Accommodation:

Accommodation in the military

facilities of the Host Nation is free of charge. This does not

include additional services as laundry services.

b. Meals:

Access to cafeterias, canteens,

messes, etc, where meals can be purchased within opening

hours.

c. Excess to the conference and

exercises halls:

Excess to the conference and

exercises halls, where the rooms located shall be provided

without charge.

d. Transportation:

Transportation should be provided

by BALTDEFCOL from Tartu to the activity place at one of the

Receiving State. According with the accepted Annual Activities

Plans the transportation out of BALTDEFCOL transport is under the

responsibility of the Receiving State.

e. Medical halls:

In accordance with Activity Plan

for the organized field exercise the military medicine halls

should be used for the free of charge with reference to the

previous agreement between the BALTDEFCOL and Defence (Armed)

Forces of the Participant.