4. pants
Institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldība

(1) Institūcijai ir pienākums veikt dokumentu pārvaldību, nodrošinot:

1) savas darbības dokumentēšanu — autentisku, ticamu un integrētu darbības liecību radīšanu — atbilstoši attiecīgajai institūcijai noteiktajām funkcijām un uzdevumiem;

2) dokumentu klasifikāciju un sistematizāciju;

3) dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību;

4) dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā.

(2) Institūcijai ir pienākums veikt institūcijas arhīva pārvaldību, nodrošinot:

1) dokumentu izvērtēšanu atbilstoši institūcijas funkcijām, lai noteiktu:

a) pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus,

b) uz laiku glabājamo dokumentu glabāšanas termiņu;

2) pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanu un institūcijas arhīvā uzkrāto dokumentu uzziņu sistēmas veidošanu;

3) dokumentu glabāšanu institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā, nodrošinot šo dokumentu saglabāšanu un aizsardzību vai depozitāro glabāšanu Latvijas Nacionālajā arhīvā:

a) pastāvīgi glabājamiem dokumentiem — līdz to nodošanai pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā,

b) uz laiku glabājamiem dokumentiem — līdz tiem noteiktā glabāšanas termiņa beigām un iznīcināšanai;

4) dokumentu pieejamību un izmantošanu, tai skaitā izsniedzot personām izziņas, dokumentu kopijas, izrakstus, norakstus uz visu institūcijas rīcībā esošo dokumentu pamata normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Institūcijas rīcībā esošie dokumenti ir arī tie dokumenti, kurus institūcija nodevusi glabāšanā akreditētam privātam arhīvam. Latvijas Nacionālajam arhīvam depozitārajā glabāšanā nodoto dokumentu saglabāšanu, aizsardzību, pieejamību un izmantošanu nodrošina Latvijas Nacionālais arhīvs.

(3) Institūcijai ir pienākums saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu klasifikācijas shēmas, dokumentu ar arhīvisko vērtību veidus un to glabāšanas termiņus, uzziņu sistēmas, kā arī dokumentu iznīcināšanas aktus pirms dokumentu iznīcināšanas.

(4) Ministru kabinets nosaka glabāšanas termiņus tiem personas darba vai dienesta gaitu apliecinošiem dokumentiem, kā arī izglītojamās personas, tai skaitā studējošā, lietā esošajiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība.

(5) Institūcijas vadītājs ir atbildīgs par institūcijas publisko dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu.

(6) Institūcijai ir tiesības saņemt Latvijas Nacionālā arhīva konsultācijas dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumos.

(7) Ministru kabinets nosaka publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās, kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai un tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos (turpmāk — dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi).

5

(Ar grozījumiem, kas izdarīti ar 09.11.2017. un 25.03.2021. likumu, kas stājas spēkā 01.05.2021.)