4. pants

Pieaicinātā persona - Datu valsts inspekcija

- norāda: ja sākotnēji personas dati tika apstrādāti,

pamatojoties uz Policijas direktīvu, tad arī uz šo datu apstrādi

arhivēšanas nolūkos būtu attiecināmi Policijas direktīvas un

likuma "Par fizisko personu datu apstrādi kriminālprocesā un

administratīvā pārkāpuma procesā" normas.

Atbilstoši Policijas direktīvas 8. panta 2. punktam

dalībvalsts tiesībās vajagot būt precizētiem vismaz apstrādes

mērķiem, apstrādājamiem personas datiem un apstrādes nolūkiem.

Tādējādi no Policijas direktīvas izrietot tas, ka normatīvajos

aktos jābūt ietvertam datu apstrādes nolūkam. Tas nozīmējot, ka

tad, ja personas dati tiek apstrādāti arhivēšanas nolūkos,

likumdevējam pirms šādas datu apstrādes paredzēšanas būtu

citstarp jāizvērtē, vai un kādēļ konkrētā personas datu apstrāde

ir nepieciešama arhīviskām vajadzībām un vai konkrētiem

dokumentiem piemīt arhīviskā vērtība atbilstoši Arhīvu likuma 8.

panta pirmajā daļā noteiktajiem dokumentu arhīviskās vērtības

kritērijiem.

Ierobežotas pieejamības informācijas statuss neesot uzskatāms

par privātās dzīves ierobežojumu mazinošu faktoru, jo neatkarīgi

no informācijas statusa gadījumā, kad tiek veikta personas datu

apstrāde, esot piemērojams personas datu apstrādes regulējums.

Tādējādi personas dati esot apstrādājami tikai nepieciešamajā

apjomā un atbilstoši noteiktajam nolūkam. Attiecīgi varot tikt

izdarīts šāds secinājums: ja personas dati apstrādāti arhīviskām

vajadzībām, tad tieši šādam mērķim tiem esot nodrošināma arī

piekļuve, un konkrētā gadījumā informācijas statusam neesot

izšķirošas nozīmes. Iejaukšanos personas tiesībās uz privāto

dzīvi varētu mazināt, nosakot kārtību, kādā būtu iespējama

piekļuve Sodu reģistra arhīva datubāzē iekļautai informācijai par

attaisnotu personu, kā arī priekšnoteikumus, pēc kuru izpildes šo

informāciju var saņemt. Tad persona būtu tiesīga iegūt

informāciju no Sodu reģistra arhīva datubāzes tikai īpašos likumā

paredzētos gadījumos, kad ir pamatots personas pieprasījums un

informācija nepieciešama mērķim, kas ir samērīgs ar pieprasītās

informācijas raksturu.

Sodu reģistra likumā neesot definēts arhīva veidošanas un

uzturēšanas mērķis un nolūks. Tas varētu tikt izsecināts,

vadoties no vispārpieņemtās jēdziena "arhīvs"

izpratnes, proti, parasti personas dati arhivēšanas nolūkā tiekot

apstrādāti, lai pagātnes darbības, notikumus un faktus

atspoguļotu nākamajām paaudzēm. Personas datu apstrāde

arhivēšanas nolūkos esot nepieciešama, lai apliecinātu un

pierādītu juridiskus faktus, zinātniskus atklājumus, vēsturiskus

notikumus, kultūras notikumus, cilvēka dzīves notikumus. Tā esot

informācija, kura atspoguļojot indivīdu un sabiedrības dzīvi un

notikumus un kuru nepieciešams apstrādāt arhīvā, lai to saglabātu

un padarītu pieejamu nākamajām paaudzēm.

Atbilstoši apstrīdētajai normai gadījumā, kad ir saņemtas

ziņas par konkrētas personas nāvi, gadu pēc minētā fakta

konstatēšanas šīs personas dati tiekot dzēsti, savukārt gadījumā,

kad nav saņemtas ziņas par konkrētas personas nāvi, šīs personas

dati tiekot glabāti ne ilgāk kā 100 gadus no personas dzimšanas.

Termiņš, kas noteikts datu glabāšanai arhīva datubāzē, esot

sasaistīts ar personas dzīves ilgumu. Tā kā personas nāves

gadījumā dati tiek glabāti vēl tikai gadu, neesot gūstama

pārliecība par to, ka šādā gadījumā tiktu sasniegts datu

glabāšanas mērķis - arhivēšanas nolūkam. Proti, arhivēšanas

nolūkiem, tostarp statistikas, pētījumu un vēsturisku notikumu

atspoguļošanas vajadzībām, neesot būtiski tas, vai persona ir

dzīva vai mirusi, - svarīgi esot noteiktu laika posmu saglabāt

informāciju par kādu pagātnes notikumu. Tātad, lai arhīvā

iekļautā informācija varētu kalpot arhivēšanas nolūkiem, būtu

pamatoti noteikt, ka tā tiek glabāta noteiktu laika posmu

neatkarīgi no personas nāves fakta, piemēram, 50 vai 75 gadus no

brīža, kad informācija iekļauta arhīva datubāzē.

Ja glabāšanas termiņš ir sasaistīts ar personas dzīves ilgumu,

tas varot nozīmēt, ka arī arhivēšanas nolūks ir sasaistīts ar

konkrētu personu un tās statusu vai tiesību realizāciju, nevis

vispārīgo arhivēšanas nolūku - saglabāt informāciju par pagātnes

notikumiem. Līdz ar to esot svarīgi izprast pārziņa, šajā

gadījumā - Iekšlietu ministrijas Informācijas centra, viedokli

par apskatāmās personas datu apstrādes nolūku. Tikai skaidri

apzinoties personas datu apstrādes nolūku, varot noteikt pareizu

un atbilstošu to glabāšanas termiņu.

Izvērtējot apstrīdētās normas atbilstību Satversmes 96.

pantam, svarīgs esot ne tikai datu glabāšanas termiņš, bet arī

tas, vai datu subjektam ir nodrošinātas atbilstošas garantijas.

Saskaņā ar likuma "Par fizisko personu datu apstrādi

kriminālprocesā un administratīvā pārkāpuma procesā" 4.

panta otrās daļas 2. punktu sākotnēji neparedzētā nolūkā tas pats

vai cits pārzinis varot veikt personas datu apstrādi, ja personas

datu apstrāde ir uzskatāma par arhivēšanu sabiedrības interesēs

minētā likuma 2. pantā minētajos nolūkos un tiek nodrošinātas

atbilstošas datu subjekta tiesības uz savu personas datu

aizsardzību. Policijas direktīvā neesot iekļauts izsmeļošs to

tiesību uzskaitījums, kuras būtu uzskatāmas par atbilstošām datu

subjekta tiesībām, taču tās preambulas 37. apsvērumā esot

noteikts, ka atbilstošas garantijas attiecībā uz datu subjektu

tiesībām un brīvībām varētu aptvert iespēju vākt minētos datus

tikai saistībā ar citiem datiem par attiecīgo fizisko personu,

iespēju turēt savāktos datus pienācīgā drošībā, noteikt

stingrākus noteikumus attiecībā uz kompetentās iestādes

darbinieku piekļuvi datiem un aizliegumu nosūtīt minētos datus.

Citstarp arī pareizi ieviesti tehniski un organizatoriski

pasākumi, piemēram, datu minimizēšana un pseidonimizēšana, varot

tikt uzskatīti par atbilstošām datu subjekta tiesību garantijām.

Tomēr informācijas sistēmu vai reģistru gadījumā esot vērtējams

tas, vai visi informācijas sistēmas datu lauki ir saglabājami arī

arhīva daļā, ja to apstrādes mērķis jau ir sasniegts un personas

datus nav nepieciešams izmantot arhivēšanas nolūkos. Tie datu

lauki (personas dati), kuru turpmāka saglabāšana arhīvā nav

vajadzīga, jo dati tiek izmantoti īslaicīgi un konkrētam mērķim,

būtu arhivēšanas laikā nodalāmi un dzēšami, bet arhīva

informācijas sistēmas daļā atstājami tikai tie dati, kuri

nepieciešami arhivēšanas nolūka īstenošanai.

Tātad, lai veiktu datu apstrādi arhivēšanas nolūkos,

izraudzītajam glabāšanas termiņam vajadzētu būt atbilstošam un

piemērotam izvirzītajam mērķim un datu subjektam vajadzētu būt

noteiktām konkrētām garantijām, piemēram, vajadzētu būt

noteiktam, kas ir tiesīgs piekļūt arhīvā glabātajai informācijai,

kas var saņemt šo informāciju un kādi ir šīs informācijas

saņemšanas priekšnoteikumi. Normatīvajos aktos pirmšķietami esot

paredzētas personas tiesību garantijas, tomēr neesot gūstams

apstiprinājums tam, ka datu glabāšanai arhīva datubāzē

paredzētais termiņš ir piemērots noteikto mērķu sasniegšanai.

Informācija arhivēšanas nolūkos būtu saglabājama noteiktu laika

posmu, ņemot vērā to, ka attiecīgās informācijas saglabāšana ir

nepieciešama gan statistikai, gan dažādiem pētījumiem. Pārzinis

nosakot datu apstrādes mērķi un veicot datu glabāšanas termiņa

izvēlei nepieciešamo izvērtējumu, tādēļ tieši pārzinis varot

izvērtēt arī to, vai datu glabāšana arhīva datubāzē 100 gadu

garumā būtu atbilstoša sasniedzamajam mērķim. Tomēr jebkurā

gadījumā Datu valsts inspekcija uzskata, ka Sodu reģistra arhīva

datubāzē ietverto attaisnotās personas datu glabāšanas termiņa

pamatā nevar būt arhivēšanas nolūks, jo arhīva mērķiem personas

dati būtu glabājami noteiktu laika posmu neatkarīgi no personas

nāves fakta.